Сочинение на тему секретарь референт моя будущая профессия
10 вариантов
Социальная значимость профессии в обществе: (значение профессии, важность профессии, потребность в профессии, востребованность профессии)Сегодня быть секретарём модно и престижно. Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины. Спрос на рынке труда на данных специалистов большой, что связано со значительным ростом количества коммерческих структур. Секретари работают на различных предприятиях, как больших, так и малых, у нотариусов и адвокатов, в различных коммерческих структурах.
Массовость и уникальность профессии: (требования к профессии, перспективы)Требования к секретарям сегодня довольно высокие. Они должны знать делопроизводство, уметь работать с оргтехникой, владеть офисными компьютерными программами и высокой скоростью печати, знать принципы делового общения и психологии. Если компания ведёт дела с представителями других стран, то секретарь должен владеть иностранными языками. Некоторые руководители предъявляют такие требования к претендентам: возраст от 20 до 30 лет, приятная внешность. Хороший секретарь должен обладать определёнными личными качествами. Так, доброжелательность, вежливость, корректность и культура общения — важные характеристики характера. Секретарь должен помнить малейшие детали, держать в памяти большое количество информации, так что, организованность, ответственность и отличная память будут нелишними.
Риски профессии: (плюсы и минусы профессии, особенности профессии, трудности профессии)К плюсам профессии можно отнести престижность и стабильность. Секретарь — важное лицо в компании, владеющее информацией. Эта профессия даёт массу возможностей для последующего развития карьеры: приобретаются навыки организаторской деятельности, делового общения, завязывается широкий круг знакомств.
Минусы профессии — ненормированный рабочий день, высокие требования к внешности. Не в каждой компании можно реализовать себя и сделать дальнейшую карьеру.
Где получить профессию: (обучение профессии)Образование секретарь должен иметь среднее специальное, которое можно получить в училищах и техникумах на курсах: «Делопроизводство», «Документоведение и документационное обеспечение управления».
Моя профессия – секретарь!
Я хочу рассказать о своей будущей профессии. Изначально, я вкратце опишу что представляет из себя секретарь.
Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю.
Секретарь – это помощник руководителя, лицо фирмы. Ведь первый сотрудник фирмы, с которым имеет дело посетитель, – секретарь, и от того, как секретарь встретит посетителя, какое настроение ему создаст, зависит впечатление и о фирме в целом, и о ее состоятельности.
В настоящее время, профессия секретарь востребована и популярна. Такая вакансия открыта во многих организациях и частных фирмах.
В серьезной фирме работают профессионалы, многие посетители дальше приемной и не бывают – просто нет такой необходимости, секретарь ответит на все вопросы. Они уносят с собой то впечатление, которое произвел сам секретарь. И существует большая вероятность того, что эти посетители своими впечатлениями поделятся с некоторым количеством друзей, коллег и просто знакомых. И если вы произвели плохое впечатление на одного человека, то негативное впечатление о вашей фирме возникнет у нескольких десятков человек.
Сейчас обсуждают
ОНЛАЙН-КОНСУЛЬТАЦИИ
Состав косметики
Парикмахерское искусство
Здоровое питание
Спорт и фитнес
Психология
Ароматерапия
Страхование
Люция Геращенко: «В рекламе, как в отношениях: или по любви, или по расчету!»
Фокус / Персоны
30 августа 2019
30 августа 2019
6 шагов к открытию своего магазина корейской косметики
Фокус / Стиль жизни
27 августа 2019
27 августа 2019
Что должно лежать в косметичке: топ косметических продуктов
Стиль / Макияж
26 августа 2019
26 августа 2019
«Родительский квест». Как собрать ребенка в детский сад?
Фокус / Обучение
12 августа 2019
12 августа 2019
Одевайся красиво с женской одеждой больших размеров ledisharm.com
Гардероб / Одежда
05 августа 2019
05 августа 2019
Изучение английского с нуля по аудио-урокам
Фокус / Обучение
30 июля 2019
30 июля 2019
В Минске появилась известная латвийская косметика Stenders!
Красота / Новинки
25 июля 2019
25 июля 2019
Здравствуй школа: как собрать первоклассника и не разориться?
Фокус / Стиль жизни
25 июля 2019
25 июля 2019
Солнцезащитные средства: какую марку предпочесть?
Тело / Загар
24 июля 2019
30 июля 2018
GKhair — ваша профессиональная помощь в уходе за волосами
Красота / Волосы
23 июля 2019
23 июля 2019
Женские платья: как выбрать и с чем носить
Гардероб / Одежда
16 июля 2019
16 июля 2019
Искать жилье в городах Беларуси на Flatfy – быстро, удобно, легко
Фокус / Стиль жизни
10 июля 2019
10 июля 2019
Все статьи Реклама на DIVA.BY
Тел.: +375 (29) 675-86-56, Skype: divaby0608
Актуально!
7
Схема роста карьеры Обучение Профессия секретарь-референт Переводчик Психолог Менеджер
8
Секретарь лицо фирмы Секретарь фирмы ежедневно встречается со многими людьми. От того, как протекают эти встречи, во многом зависит настроение людей и будущ и е отношение деловых партнеров. Умение общаться, означает умение разбираться в людях и на этой основе строить свои взаимоотношения с ними. В процессе общения люди воспринимают друг друга, обмениваются информацией и взаимодействуют.
9
Перечень того, что должен уметь секретарь – референт Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово- хозяйственную деятельность предприятия; Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно- справочные обслуживание и хранение документной информации; Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;
10
Спасибо за внимание
11
Оформлять командировочные документы, листы нетрудоспособности, вести табеля учета рабочего времени, выдавать справки о трудовом стаже и зарплате; Вести прием посетителей; Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: оформление приказ по личному составу; Оформлять личные карточки или дела, а также трудовые книжки; Оформлять и вести трудовые контракты (договоры); Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия
12
ПЕРЕВОДЧИК ДОЛЖЕН ЗНАТЬ: Иностранный язык, методику научно- технического перевода, словари, терминологические стандарты; основы научного и литературного редактирования. ПРОФЕССИОНАЛЬНО ВАЖНЫЕ КАЧЕСТВА: Лингвистические способности; Большой объем долговременной памяти; Высокий уровень аналитического мышления; Терпеливость.
13
ПСИХОЛОГ ДОЛЖЕН ЗНАТЬ: Основы законодательства в области здравоохранения, образования, занятости населения, охраны труда, методические нормативные и др. руководящие материалы по практической психологии, основы психодиагностики. ПРОФЕССИОНАЛЬНО ВАЖНЫЕ КАЧЕСТВА: Тактичность; Чувство ответственности; Эмоциональная устойчивость; Аналитический ум; Умение сопереживать; Наблюдательность; Внимательность.
14
МЕНЕДЖЕР ДОЛЖЕН ЗНАТЬ: Трудовое законодательство, положения, уставы, инструкции, технику ведения коммерческих переговоров, организацию производства, кредитование и банковское дело, маркетинг. ПРОФЕССИОНАЛЬНО ВАЖНЫЕ КАЧЕСТВА: Хорошая память; хорошо развитая коммуникативные и организаторские способности; Логическое мышление; Умение быстро принимать решения, четко излагать мысли.
Социальная значимость профессии в обществе: (значение профессии, важность профессии, потребность в профессии, востребованность профессии)Без управления и координирования не может существовать и эффективно работать ни одно предприятие. Чёткая, налаженная работа руководителя, который будет заниматься важными делами, не отвлекаясь на мелкие проблемы — основа стабильного функционирования всей организации. Поэтому, профессия референт является важной и нужной современному обществу. Референт экономит время руководителя, представляя ему краткий обзор или подборку статей, книг, научных работ, составляя доклады, содержащие различные, как литературные, так и научные источники. От референта зависит, какая информация и в каком свете предстанет перед руководителем, что может существенно повлиять на принимаемое им решение.
Массовость и уникальность профессии: (требования к профессии, перспективы)Профессия секретарь-референт — отличная стартовая площадка для многих молодых людей. Узнать изнутри работу офиса, принципы работы с документацией, архивами, ведение протоколов, составление приказов, работа с корреспонденцией, посетителями и телефонными звонками — все это бывает очень полезно для будущей карьеры менеджера. Референту понадобятся навыки работы на компьютере и другой оргтехнике, знание офисных программ, хорошая скорость печати, владение иностранными языками. Немаловажные качества — коммуникабельность, общительность, высокая степень ответственности. Ведь руководитель полностью доверяет профессионализму секретаря-референта. Подвести руководителя — значит поставить пятно на его репутации и самой организации. Требования, предъявляемые руководителями к личности референта довольно обширны. Кроме высокого уровня владения профессией требуется пунктуальность, находчивость, исполнительность, организационные способности, приятная внешность.
Риски профессии: (плюсы и минусы профессии, особенности профессии, трудности профессии)Работа референтом — хорошая жизненная и профессиональная школа для любого выпускника. Уже на самых первых этапах работы выясняется можно ли доверять данному человеку, обладает ли он необходимыми качествами. В процессе работы приобретается не только опыт, но и необходимые и важные знакомства, связи, что в дальнейшем, может положительно сказаться на развитии карьеры.
Из минусов можно отметить то, что референт часто работает допоздна или в выходные дни, порой, ездит в командировки. Эта работа бывает нервной, с частыми стрессами и спешкой, а большая ответственность требует устойчивой нервной системы, особого склада характера, высокого уровня культуры и самообладания.
Где получить профессию: (обучение профессии)Профессию референта отдельно получить в нашей стране затруднительно. Некоторые учебные заведения по подготовке секретарей вводят в курс программу реферирования. Так что, желающие работать по специальности секретарь-референт могут получить её в техникумах, на курсах секретарей, переводческих курсах.
Одним из основных у меня был критерий «работа рядом с домом». И, как показал опыт, согласно такому условию легче всего найти должность секретаря. Потому что профессия секретарь-референт очень распространена и востребована на рынке труда. Кроме того, она занимает одну из стартовых позиций в организации, откуда хорошо зарекомендовавшие себя специалисты часто уходят «на повышение» в другие отделы – например, в бухгалтерию, рекламу или в менеджмент.
И вот, надо было для начала разместить резюме по специальности “секретарь-референт”. Опыт такой работы у меня, честно говоря, отсутствовал. Но имелся навык помощи близким людям в их небольшом бизнесе из серии «и швец, и жнец, и на дуде игрец». Я честно описала эту мою деятельность в резюме, ответов не последовало. И тогда было принято решение просто переписать стандартные обязанности из секретарских вакансий (что я, чай-кофе не налью начальнику и воду в офис из интернет-магазина не смогу заказать, даже если раньше никогда этого не делала?).
Вот эти обязанности:
? распределение входящих звонков;
? встреча посетителей, выдача пропусков;
? отправка и регистрация корреспонденции, ведение документооборота компании;
? взаимодействие с курьерскими службами;
? постановка ежедневных задач штатным курьерам и отслеживание их выполнения;
? чай-кофе руководителю;
? заказ воды и канцтоваров;
? сканирование, копирование документов.
В результате такой небольшой переделки резюме посыпался шквал звонков. Проходя по три собеседования в день и убеждая работодателей, что у меня все-таки есть опыт работы секретарем, я успешно трудоустроилась в небольшую компанию рядом с домом.
Моя работа
на фото Татьяна Иглина на рабочем месте Рабочее место секретаря референта обычно располагается в приемной, рядом с кабинетом начальника. Наша приемная незаметной перегородкой отделена от большого зала, где сидят все остальные сотрудники. Справа — дверь в директорский кабинет. Мои обязанности начинаются с самого утра. На работе надо быть раньше всех, открыть офис, полить цветы и следить, чтобы приходящие сотрудники записывались в специальном журнале. Одеваться стараюсь красиво. Ведь я, можно сказать, — лицо компании для всех наших посетителей. Строгого дресс-кода у нас нет. Одежда у меня, конечно, деловая, но стильная.
Мне очень нравится эта профессия секретаря-референта. Мои основные обязанности заключаются в том, чтобы готовить для руководителя на подпись многочисленные документы, которые присылают мне на е-майл. Что касается чая-кофе, традиционной обязанности секретарей, то шеф у нас не гордый, сам выходит «к народу» налить себе чашечку кофе и пообщаться с сотрудниками.
Работы очень много. К тому же каждый квартал надо готовить в таможню отчет, и тогда приходится задержаться допоздна. Еще принимаю телефонные звонки. Телефон звонит, не умолкая; в основном — клиенты, поставщики. Клиентов распределяю по менеджерам с помощью специальной мини-АТС, которой пользоваться очень просто – список внутренних номеров сотрудников висит на стене. Поставщики перенаправляются к специальному менеджеру по логистике.
Также я работаю и с курьерами. В мою задачу входит принимать почту (это называется, «входящая корреспонденция») и отправлять письма (исходящие документы) заказчикам и в различные инстанции.
Вся корреспонденция регистрируется в соответствующих папках, и за этим тоже нужно следить.
Наш дружный коллектив
Мы любим интересно не только работать, но и развлекаться. В нашей компании часто организуются корпоративные выезды в рестораны и другие коллективные мероприятия. Например, мы всем офисом катались на воздушном шаре. Отношения в коллективе уважительные, начальник очень корректен. Все, что пишут в анекдотах про секретарш, — на моем рабочем месте я с этим, к счастью, никогда не сталкивалась.
Так что профессия секретарь-референт — это и интересная, и ответственная работа, вполне подходящая для мамы, вышедшей из декрета!
Автор – Татьяна Иглина
Рассказы о других профессиях читайте здесь:
Профессия работник банка. Один день из жизни
Переводчик-синхронист. Один день из жизни синхронного переводчика
Профессия кардиолог. Ответственность за сердце и за жизнь
Должность пресс-секретаря международного кинофестиваля. Один день из жизни
Профессия редактор журнала или обратная сторона глянца
***************************
Если вы хотите найти работу, которая будет нравиться и приносить желаемый доход, тогда пройдите аудио-курс «Как маме найти любимую работу: 5 простых шагов». Чтобы получить бесплатный доступ к курсу введите свое имя и е-майл в форму ниже.
СОДЕРЖАНИЕ:
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………3-4
1. Деловые и личные качества секретаря-референта……………………….5
1. Что должен знать и уметь секретарь-референт…………………….5-7
2. Должностные обязанности…………………………………………7-10
3. Права секретаря-референта………………………………………..10-11
4. Ответственность секретаря-референта……………………………11-12
5. Профессиональные и личные качествапомощника руководителя……………………………………………………….12-15
6. Имидж секретаря референта………………………………………….15
2. Деятельность секретаря-референта………………………………………16
1. Работа с посетителями в приемной……………………………….16-21
2. Ведение деловых бесед……………………………………………21-23
3. Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя……………………………………………………….23-25
4. Взаимоотношения сруководителем………………………………25-27
5. Взаимоотношения в коллективе…………………………………..27-28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………29-30
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………31
ВВЕДЕНИЕ
Развитие в России новых социально-экономических отношений вызвало стремительный рост различного рода негосударственных предприятий и фирм. Руководитель каждой такой организации имеет секретаря. Секретари работают и у представителей свободных профессий —адвокатов, нотариусов, а также на малых частных предприятиях.
Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь — административной) работы поручают своимсекретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессииполучила название секретаря-референта.
Как известно, секретарь и референт — достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации — это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт — это специалист не только вобласти секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.
Слово «секретарь» происходит от латинского слова secret («секрет, тайна»), а слово «референт» означает «человек, сообщающий что-либо».Происхождение названия «секретарь-референт» отчасти объясняет роль и значение секретаря в структуре управления.
Секретарь-референт — это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель можетмаксимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.
Сегодня секретаря-референта руководителя не только часто называют «правой рукой» руководителя, но и сравнивают с «центральной нервной системой» фирмы, что лишний раз подчеркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.[7]
Основные цели курсовой работы: 1) ознакомиться с профессиейсекретарь-референт; 2)определить его участие во внешнеэкономической деятельности.
Задача: ознакомившись с профессией секретаря-референта, определить его участие во внешнеэкономической деятельности.
При составлении курсовой работы я пользовалась следующими источниками: учебные пособия секретарскому делу; настольная книга…
1
2
Секретарь-референт офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.
3
Назначение должности и основные функции:
4
Деловые качества секретаря референта Профессионализм. Ответственность. Организованность Осведомленность. Инициативность. Преданность профессии. Доброжелательность Аккуратность. Трудолюбие.
5
Секретарь-референт должен знать: требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности холдинга, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению; правила организации управленческого труда; требования к оформлению машинописных работ; правила русской орфографии и пунктуации; основы делового этикета, служебной этики, психологии общения; правила охраны труда, техники безопасности.
6
Профессиональные навыки: грамотная, вежливая речь; знание делового этикета; знание мини АТС; делопроизводство; пользователь ПК, знание стандартных офисных программ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Южно-Уральский Государственный Университет Международный факультет Контрольная работа по курсу «Психофизиология профессиональной деятельности»
тема:« Профессиография секретаря руководителя» Выполнил студент Лунева Т.А.
г. Мн – 383 ПроверилЛапшин М.С. Челябинск 2010 План:
Введение 3
1 Содержание труда 4
2 Орудия труда 5
3 Субъект труда 6
4 Организация труда 7
5 Условия труда 8
6 Характеристика требований, предъявляемых профессией к личностным, психологическим, психофизиологическим качествам субъекта труда 9 Введение
Секретарь — лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством. Толковый словарь Ушакова.
Секретарь — работник, ведающий делопроизводством учреждения, предприятия и т. п., а также ведущий деловую переписку отдельного лица. Также в обязанности секретаря входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами и управлениями организации. Википедия – свободная энциклопедия.
На любом предприятии, в любой организации нужны секретари. Потребность в высококвалифицированных специалистах растет день ото дня.
Чем больше страна выходит из кризиса, тем больше открывается новых предприятий, увеличивается число фирм и организаций, ведущих разнообразную хозяйственную и коммерческую деятельность. И на каждом таком предприятии или организации во главе коллективов и подразделений работают руководители, которым нужен помощник-секретарь.
Пока люди объединяются для совместной работы, пока во главе этих объединений стоят руководители, будет существовать необходимость в секретарях.
Секретарь руководителя и его деятельность возникли при развитии государств, их взаимоотношений, росте управленческих функций, сопутствующих этому развитию производственных отношений, росту объемов производства и торговли.
Так, функции секретарей при руководителях государств выполняли особо приближенные члены свиты, а в дальнейшем специально подготовленные чиновники (в России, например, дьяки различных приказов, далее действительные, тайные, статские и пр. советники, пресс- и прочие секретари).
Труд секретаря постоянно развивается и требует внедрения новых технологий и приемов для оптимизации выполнения своих функций. 1. Содержание труда
Секретарь руководителя осуществляет работу по организационно-технической поддержке деятельности руководителя предприятия:
· готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя,
· принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия, проверяет правильность их оформления и обеспечивает качественное их редактирование,
· принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям,
· записывает и доводит до сведения руководителя информацию, полученную в его отсутствие,
· организует проведение переговоров, заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,
· осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль,
· обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
· организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Квалифицированный секретарь руководителя должен знать :
· стенографию и машинопись;
· правила ведения делопроизводства;
· основы архивного дела;
· основы административного права и законодательства о труде;
· основы организации труда и управления;
· структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
· правила внутреннего трудового распорядка предприятия.
Могут быть востребованы специальные отраслевые знания.
Для успешного освоения профессии секретаря руководителя необходимо хорошее знание правил русского языка, литературы, осведомленность в вопросах экономики, права и психологии, желательно знание иностранных языков.
Квалифицированный секретарь руководителя должен уметь :
· вести документооборот, деловую корреспонденцию;
· пользоваться компьютером и оргтехникой (принтер, сканер, ксерокс, факс, АТС и др.);
· общаться с руководителем, сотрудниками и посетителями приемной в соответствии с нормами деловой этики;
· эффективно планировать свой рабочий день;
· оперативно выполнять поручения руководителя.
Основным организационно-правовым документом секретаря является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. 2. Орудия труда
Рабочее место снабжается приемно-переговорными устройствами, средствами коммуникаций с руководителями и с отделами предприятия, современными средствами делопроизводства – компьютерами, многофункциональными электронными устройствами и прочим оборудованием. В приемной так же размещается мебель для посетителей.
Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:
1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);
2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);
3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);
5) средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);
6) копировальные средства и аппараты;
7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
8) офисная мебель и оборудование. 3. Субъект труда Класс данной профессии: исполнительский (алгоритмический). Профессии исполнительского (алгоритмического) класса связаны с выполнением решений, работой по заданному алгоритму, образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, инструкций, стандартов, стереотипным подходом к решению проблем.
Реализация различных видов профессиональной деятельности сферы «человек-человек» протекает в особых условиях. Специалист, работающий в данной сфере, помимо профессиональных знаний и умений, должен обладать знаниями и умениями по работе с людьми. Доброжелательность, интерес к людям, сочувствие, сопереживание должны сочетаться с высокой эмоциональной устойчивостью, самоконтролем. Работа с людьми часто сопряжена с высоким нервно-психическим напряжением и требует хорошо развитых не только коммуникативных, но и эмоционально-волевых качеств. Секретарь постоянно отслеживает возникающие потребности руководителя при различных ситуациях по управлению. Секретарь работает в более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот. Работа секретаря в различных учреждениях имеет свою специфику. Работа может быть ненормированной и предполагать командировки. Могут быть востребованы специальные отраслевые знания. Работа протекает в очень насыщенной информационно-коммуникативной среде.
Секретарю в его работе нужны способности к обучению и восприятию новых знаний, тщательность и скрупулезность в выполнении своих обязанностей, навыки общения с людьми, способность учитывать психологическое состояние собеседника и его настрой на контакт. У квалифицированного секретаря хорошая память, он способен концентрироваться и распределять внимание. Секретарь постоянно общается с людьми. Для него важно обладать культурной и правильной речью, грамотно писать. Для секретаря важно уважительно относиться к людям. Вежливость, независимость, чувство собственного достоинства, благожелательный настрой – это основа, на которой строится работа секретаря. Именно секретарь является той узловой точкой, через которую проходят все связи и контакты его руководителя. Именно деятельность секретаря во многом определяет имидж и деловую репутацию руководителя как внутри коллектива, так и при внешних контактах.
Секретарь – это помощник руководителя, его правая рука. От секретаря во многом зависит, насколько эффективной будет работа руководителя, насколько он сможет сосредоточиться на стратегических задачах, не отвлекаясь на второстепенные. 4. Организация труда
Секретарь подчиняется непосредственно руководителю.
При организации труда секретаря руководителя очень важен порядок расположения документов:
— входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат.
— текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены. — исходящие материалы: то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки или обложки. Исходящие документы нужно разделить на:
а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия;
б) документы, рассылаемые в пределах предприятия;
в) документы, предназначенные для подшивки в дела.
Текущая работу разделена на:
1. срочную — к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны пребывает отдельно).
2. менее срочную. Следует сложить все совместно то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.
3. назначенный период выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.
4. документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени нужно проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее час. Если этого своевременно не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее час на его поиски. 5. Условия труда
Работает в помещении.
В зависимости от конкретных служебных обязанностей секретаря, его рабочее место может располагаться в приёмной, регистратуре и т.д.
Сидячий образ деятельности.
Работа с персональным компьютером и оргтехникой.
Режим труда определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
Работа может быть ненормированной и предполагать командировки.
Вид оплаты – оклад + премия + социальный пакет; зарплата примерно равна среднему уровню доходов в промышленности или даже несколько выше.
В таблице 1 приведены соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда секретаря.
Таблица 1 — Основные санитарно-гигиенические нормы труда
Санитарно-гигиенические факторы
Нормативные показатели
Температура воздуха, ° С:
летом
зимой
22-25
18-21
Относительная влажность воздуха, %
40-60
Скорость движения воздуха, м/с, не более
0,2
Освещенность рабочей поверхности, лк:
люминесцентными лампами
лампами накаливания
300
150
Уровень шума, дБ, не более
40-65
Содержание вредных примесей, мг/куб.м пыли
15-20
Коэффициент отражения стен, %, не более
60 6. Характеристика требований, предъявляемых профессией к личностным, психологическим, психофизиологическим качествам субъекта труда.
Доминирующая профессиональная направленность: на работу с людьми и документами. Необходимые качества:
· острота зрения и слуха;
· развитая мелкая моторика (ловкость и координация движений рук);
· грамотная, четкая, выразительная и понятная устная и письменная речь. Развитые познавательные процессы:
· концентрация, устойчивость, распределение и переключение внимания;
· оперативная и долговременная память.
· устойчивое внимание
· хорошая зрительная память Выраженные личностные качества:
· организованность;
· эмоциональная устойчивость;
· коммуникабельность;
· дипломатичность;
· оперативность;
· аккуратность;
· пунктуальность;
· ответственность;
· исполнительность;
· наблюдательность. Медицинские ограничения:
· нервно-психические заболевания;
· заболевания сердечно-сосудистой системы;
· дефекты зрения и слуха;
· выраженные дефекты речи;
· явные физические недостатки.
Секретарь – одна из самых
распространенных профессий на современном рынке труда. Без
секретаря сегодня не обходится ни одна организация. Секретарь
– это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий
оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел
компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. За
последние годы профессия секретаря претерпела существенные
изменения. Если еще недавно секретаря принято было считать
«лицом фирмы», то сегодня его уже можно назвать правой рукой
руководителя, регулирующей различные производственные
процессы. Международный профессиональный клуб секретарей дал
следующее определение современному секретарю: «Это
инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми
профессиональными навыками, необходимыми для офиса,
принимающий решения в пределах своей компетенции и при
необходимости берущий управление на себя».
История профессии
Конечно, трудно сказать точно, когда
возникла профессия секретаря. Но наверняка можно утверждать,
что без этих помощников вряд ли могли обходиться уже первые в
истории человечества государственные и политические
деятели.
В России днем рождения секретарской
должности можно считать 27 февраля 1720 года. Нововведение
принадлежало Петру I. Правда, у российских секретарей были
предшественники. В конце XV века в России появились первые
приказы – центральные органы государственной власти, приказное
делопроизводство, а также приказные избы, управлявшие на
местах. В работе этих органов и зародилась работа с
документами, постепенно формировался слой профессиональных
чиновников – знатоков своего дела. Порядок составления
документов в приказах был следующим: по указанию дьяка проект
документа – «черное письмо» составлял подъячий «средней руки»,
дьяк «чернил» его, то есть исправлял, а «молодший» подьячий
«белил», то есть писал начисто.
В наследство от тех времен и приказного
делопроизводства мы получили слово «волокита». Подклеенные в
столбцы длиной до 80 метров документы наматывались на палочки
в свитки. Ленты документов при чтении волочились, отсюда и
родилось понятие, обозначающее слишком долгое решение
вопроса.
Петром I вместо устаревшей системы
приказов были созданы двенадцать коллегий, каждая из которых
ведала своей отраслью или сферой управления и подчинялась
Сенату. Всю работу досконально определял подписанный Петром
Генеральный регламент государственных коллегий. Вот в нем
впервые и заговорили о «секретарском чине». «При таких
учреждениях должность чина секретарского в том состоит, что
ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера
подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об
оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам
доносить». Как видите, Петр, решив бороться с волокитой,
прежде всего предъявил высокие и строгие требования к
секретарям. И это было не случайно. В значительной степени
результат решения того или иного дела зависел от того, как его
доложит секретарь. Человек, занимавший эту должность, обязан
был хорошо знать законы, быть образованным, уметь разбираться
в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей.
В 1840 году появились в России первые
личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам
Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на
многих других предприятиях, что стало признанием их
необходимости в работе предпринимателей. Руководители
предъявляли к секретарям такие требования, что без специальной
подготовки работать становилось все труднее. В 1868 году в
Харькове открылись первые секретарские курсы, тогда как
подобные учебные заведения в США появились в 1879-м, а в
Англии и Франции – в 1900-1907 годах.
Начало XX века было ознаменовано для
секретарей введением многих новшеств, связанных с научно-
техническим прогрессом. В те годы в работе секретариатов
использовались двадцать три модели пишущих машин, восемь
моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов и большое
количество разнообразных канцелярских принадлежностей, в том
числе и новинки – перьевые ручки.
Начиная с 1884 года в России издавалось
восемь (!) специализированных журналов, а личные секретари
регулярно повышали свою квалификацию на различных курсах. К
сожалению, программы обучения того времени не сохранились, но
из статей в журналах «Машинопись» и «Стенографический листок»
можно узнать о том, что личные секретари должны были печатать
со скоростью 4 страницы за 60 минут, стенографировать со
скоростью 40-60 слов в минуту, хорошо знать хотя бы один
иностранный язык, работать с разнообразной корреспонденцией на
русском и иностранных языках, владеть приемами общения с
посетителями. Умели секретари и активно защищать свои права –
при их участии в Петербурге был создан профсоюз лиц,
занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных
предприятиях города.
А вот секретарей советского времени чаще
всего почему-то принято представлять почти в карикатурном
виде: «барышня-товарищ» в гимнастерке и с папироской в зубах
или глупенькая красивая «кукла», или… На самом же деле
профессия секретаря пережила бурное развитие в начале 20-х
годов. В состав советского государственного аппарата вошла
должность «секретарь», которой придавалось большое значение.
Многие руководители того времени прекрасно понимали, что
именно с секретарями в первую очередь сталкиваются те, кто
обращается в органы власти. Секретари готовят материалы к
совещаниям, напоминают о сроках исполнения решений. Секретари
руководящих работников часто выполняли творческие функции,
были подчас своеобразными консультантами директоров, следили
за качеством подготовки служебных документов, помогали
руководителям в приеме посетителей. В те годы издавались
специализированные журналы: «Стенография и машинопись»,
«Вопросы организации и управления», «Техника управления». Сами
названия журналов говорят о той роли, которая отводилась
секретарям.
Однако расцвет профессии был недолгим. В
1925 году секретарей уравняли с машинистками и рассыльными,
стали считать их «канцелярско-техническими специалистами», а
затем секретарей разделили на две неравноценные в обязанностях
и окладах группы: помощники-референты и секретари-машинистки,
выполнявшие чисто технические функции. Так, к сожалению,
престиж профессии секретаря был надолго утрачен.
Возрождение ее началось в 70-е годы.
Профессия как будто рождалась заново, она требовала
многогранных знаний и профессионализма. Теперь уже нам
пришлось учиться у США, Англии и Франции. Если еще не так
давно уровень подготовки секретарей, например в Москве, по
стандартам Международной ассоциации профессиональных
секретарей не поднимался выше нулевого, то сегодня уже есть
немало секретарей, профессионализм которых соответствует самым
высоким требованиям. У этой профессии большое будущее, и те,
кто любят свою профессию и стремятся к совершенству,
согласятся – лучшие страницы истории профессии секретаря еще
будут написаны.
Как получить профессию?
Многие работают без высшего образования. В небольших
компаниях требования к этой должности не так высоки, что
делает работу секретаря излюбленным способом подработки для
студентов. Однако для работы в серьезной компании специальное
образование необходимо.
Обучиться азам профессии можно на
многочисленных курсах. Курсы секретарей включают изучение
делопроизводства, курсы машинописи, стенографии и скорочтения,
этику делового общения и психологию. К тому же на курсах
обучат таким необходимым вещам как умение обращаться с
оргтехникой и мини-АТС, навыки работы в 1С.
В высших учебных заведениях можно получить
специальность «Документоведение и документационное обеспечение
управления». Однако многие работодатели считают такое
образование недостаточным и хотят видеть на должности
секретаря человека с высшим филологическим или
лингвистическим, а иногда даже психологическим образованием. В
финансовых компаниях на должность секретаря охотнее берут
дипломированных экономистов.
Требования к кандидатам
Образование
Сегодня требования к уровню знаний людей этой профессии
постоянно повышаются, и все чаще работодатели хотят видеть
своих секретарей с высшим образованием. Кроме того, следует
знать компьютер на уровне пользователя и основы
делопроизводства. Несомненным плюсом будет знание иностранного
языка. Личные качества
Специфика работы секретаря – многочисленные контакты с людьми:
руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными
абонентами. А потому доброжелательность, коммуникабельность и
культура общения (деликатность и тактичность) для секретаря
просто незаменимы. У любого человека после общения с
секретарем должно остаться ощущение, что фирма сделает все
возможное, чтобы разрешить его проблему.
Важным умением для секретаря является способность организовать
свое рабочее место и время. Опоздания совершенно не допустимы
для людей этой профессии. Это касается как времени прихода на
работу, так и своевременности подготовки документов и доклада
их руководителю. Также сюда можно отнести профессионализм,
ответственность, дипломатичность и хорошую память.
Обязанности
Профессиональные
обязанности:
прием посетителей;
ведение делопроизводства (регистрация
входящей и исходящей документации);
обслуживание руководителя (нередко
планирование его рабочего дня);
прием телефонных звонков, поступающих
руководителю;
организация приемов и совещаний, заказ
гостиниц и авиабилетов (для руководителя, а также для всех
остальных сотрудников);
заказ канцтоваров и прочих вещей,
необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда – обеспечение
руководителя продуктами.
Категории профессии
Под сегодняшним термином «секретарь»
подразумеваются секретари различной квалификации: секретарь на
телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и
референт. Секретарь на
телефоне может не иметь высшего образования, не
обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах,
он может обойтись без знания иностранного языка, но
разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно,
доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и
партнеров фирмы. Как звучит по телефону его голос – мило и
приятно? А умение правильно ставить ударения и падежи? А
дефекты дикции? Как видите, даже первая ступень секретарского
мастерства не всем может быть доступна. Технический секретарь начинается со
145 знаков в минуту русской и латинской раскладки слепым
десятипальцевым методом. Естественно, что все печатные работы
выполняются в современных компьютерных редакторах. До
автоматизма должна быть доведена работа с оргтехникой –
ксероксом, факсом, мини-АТС. Входит в обязанности такого
секретаря и телефонное обслуживание. Секретарь на ресепшн – это
административный работник офиса. Он встречает посетителей,
предлагает им чай/кофе (если это принято в компании), отвечает
за звонки, поступающие на общий телефон организации, работает
с курьерами, распределяет корреспонденцию. Сейчас часть
функций секретаря на телефоне взяли на себя роботы-
автоответчики, которые направляют звонок клиента к
соответствующему специалисту путем выбора в телефонном меню.
Секретарь на ресепшн – это тот человек, который первым
встречает вас, когда вы входите в офис. В некоторых компаниях
на ресепшиониста могут быть возложены еще дополнительные
обязанности в виде обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ
воды, канцтоваров), заказ билетов и оформление виз для
сотрудников. Секретарь-референт и референт – это
высшая квалификация секретаря. Они выполняют обязанности
секретаря на телефоне и технического секретаря на высоком
уровне. Их работа становится ответственней, ибо им
предоставлено право принятия самостоятельных решений.
Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает
обязательное высшее образование и знание иностранного
языка.
Зарплата
Средний заработок секретаря составляет 65 000 тенге. Для многих эта
должность становится первой ступенью построения карьеры.
Претенденты с минимальным стажем работы от полугода, владеющие
ПК на уровне пользователя, знающие основы делопроизводства,
могут претендовать на зарплату от 50 000
тенге или 300 у. е. Если ваш опыт работы составляет от одного года,
вы владеете как русским, так и казахским языком не только на
разговорном уровне, но и на уровне деловой переписки, то ваш
зарплатный уровень составит 60 000 –
65 000 тенге. Ну а если ко всем
перечисленным требованиям вы еще и владеете английским языком
на хорошем уровне, у вас высшее образование, вы знаете основы
Трудового законодательства, имеете опыт работы в кадровой
службе, хотя бы на начальных позициях, а опыт работы
секретарем у вас от 2-3 лет, то вы можете претендовать на
зарплату до 70 000 тенге, а при
таких же требованиях, но работая в крупной иностранной
компании, – до 90 000 тенге.
Мифы профессии
Миф 1. Секретарю не
требуется большого ума и способностей. То есть им может стать
каждый.
Чтобы работать секретарем, не обязательно иметь высшее
образование, иногда достаточно окончить специализированные
курсы или получить диплом об окончании колледжа, где преподают
делопроизводство. Однако психологи утверждают, что ум человека
– не только всем известный показатель IQ, но и так называемый
эмоциональный интеллект. Этот термин не так давно ввел один
американский ученый, специализирующийся в области психологии.
Под термином подразумевается умение личности тонко чувствовать
и правильно реагировать на поведение окружающих. Другими
словами, таких индивидов можно поэтически назвать знатоками
душ человеческих или мудрецами в науке жизни. Чтобы прекрасно
разбираться в этой науке, вовсе не обязательно иметь кучу
дипломов о высшем образовании, нужно просто уметь наблюдать.
Удается это далеко не каждому, иногда умнейшие и не единожды
дипломированные люди в обыденной жизни и в плане построения
отношений с окружающими оказываются, мягко говоря, не на
высоте. Хороший секретарь имеет очень высокий уровень
эмоционального интеллекта, он прекрасно разбирается в людях,
весьма тактичен и ответственнен. Согласитесь, при всем желании
такого человека неумным назвать нельзя. Миф 2. Секретарь – это
высокая длинноногая блондинка. Ее основная задача – быть
украшением офиса.
Этот расхожий миф, скорее всего, был
придуман любителями пикантных анекдотов. На самом деле красота
(согласно общепринятым канонам) не важна. Для занятия вакансии
достаточно иметь обыкновенную приятную наружность, поскольку
существуют еще такие понятие как «чувство стиля» и «наличие
вкуса». Хороший секретарь имеет и то, и другое, поэтому он –
образец элегантности, деловое лицо компании и действительно
в некоторой степени служит украшением офиса. Именно стиль одежды секретаря, его поведение, умение грамотно изъяснятся, действовать в соответствии с элементарными правилами этикета формирует первое впечатление о компании, а деловые партнеры уже на подсознательном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело. Руководитель, заботящийся о престиже, никогда не посадит в приемную красивую,но абсолютно непрофессиональную даму, не умеющую организовать
работу шефа и офиса, потому что именно это – одна из главных обязанностей секретаря. Миф 3. Секретарь – очень
легкая профессия. В его обязанности входит всего лишь варить
кофе, подавать документы на подпись руководителю и отвечать на
телефонные звонки.
Начнем с того, что секретарь – это,
прежде всего, эмоционально выматывающая работа. Даже если дел
у секретаря не так много (хотя такое случается крайне редко,
частенько его нагружают функциями офис-менеджера, кадровика и
т. д), на него возлагается «священная» обязанность «лелеять»
шефа. А у боса может быть, например, плохое настроение, и
первым под «горячую» руку попадает именно секретарь,
принимающий на себя основной удар начальственного гнева. К
тому же хороший секретарь должен улавливать малейшие оттенки
настроения шефа и желательно предотвращать возможную «бурю».
Кто-то не согласится с подобной постановкой вопроса.
Действительно, вряд ли в служебной инструкции вы найдете
соответствующую запись. Но дело в том, что от умения держать
удар зависит, в первую очередь, уровень взаимодействия самого
секретаря с руководителем. Шеф изначально по своему положению
находится выше, поэтому «ключик» к его поведению придется
подбирать именно подчиненному, а не наоборот.
Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык и с коллективом, налаживая со всеми ровные, деловые отношения, ни в коем случае никого не выделяя. Почему? Потому что секретарь – это своего рода связующее звено между директоратом и коллективом, его отношение к кому-либо, приязненное или нет, будет отождествляться с отношением руководства к этому сотруднику. Поэтому секретарю не рекомендуется заводить дружбу или враждовать с кем-либо на работе.
Помимо этой тонкой психологической
работы, отнимающей, кстати, достаточно много эмоциональных
ресурсов, в обязанности секретаря входит планирование рабочего
дня шефа, ведение деловой переписки, ответы на телефонные
звонки, прием гостей, контроль работы приемной или даже всего
офиса. А еще секретарь должен быть всегда корректным,
выдержанным, предельно тактичным. В больших компаниях в
приемной работает по два-три секретаря, поскольку один
сотрудник не может справиться с большим объемом работы просто
физически. Миф 4. Секретарь –
профессия не престижная. Никакого решающего значения фигура
секретаря в компании не имеет, принятие важных решений от него
не зависит.
Если говорить прямо, то хороший
секретарь, успевший завоевать авторитет у коллектива и по
достоинству оцененный начальством, – это «серый кардинал»,
который незримо, но существенно влияет на работу компании.
Частенько именно он является последней (и утверждающей)
инстанцией, к которой за советом обращается руководитель.
Потому что секретарь порой обо всем и обо всех осведомлен
гораздо лучше, чем шеф и его заместители, и может дать
правильный, выверенный совет. От секретаря, например, зависит,
сможете ли вы вовремя попасть к шефу, насколько быстро будут
подписаны ваши документы и т. д., хотя профессионал никогда не
будет использовать свое служебное положение во вред кому-либо.
Более того, именно секретарь задает тон рабочего дня, ведь
руководству всегда приятно утром увидеть, что кабинет
полностью готов к очередному трудовому дню, а на столе
аккуратными стопочками лежат свежие газеты, все необходимые
сводки, справки, аналитическая информация и т. д. Миф 5. Секретари лишены
возможности карьерного роста. Эта профессия не предполагает
повышения в должности.
Миф верен отчасти. Действительно,
хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя,
образно говоря, на привязи, потому что это и правая рука, и
первый помощник. Шеф постарается деликатно пропускать мимо
ушей все намеки своего секретаря о том, что он уже давно
перерос свою должность и может заниматься чем-то более
значимым, например возглавлять какой-либо отдел компании.
Вопрос в том, кто заменит повышенного секретаря, поскольку его
продвижение по карьерной лестнице может напрямую сказаться на
рабочем комфорте шефа, который уже привык, что его с полуслова
и полувзгляда понимают, стойко переносят любое настроение. И
вообще, шеф точно знает, что на своего секретаря можно
положиться в любых обстоятельствах. Где и когда еще он сможет
найти такого специалиста. Как видим, профессионализм и
преданность могут сыграть с секретарем злую шутку. С другой
стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного
продвижения в границах той же компании. Миф 6. Секретарь – сугубо
женская профессия. Мужчины не занимают подобные
должности.
Действительно, секретарями работают в
основном женщины. Объяснить это можно тем, что в эмоциональном
плане дамы более гибки, им легче подстроиться под настроение и
характер шефа, уладить какие-либо конфликты, где-то промолчать
и т. д. К тому же женщины умеют сделать более комфортным
кабинет и придать уютно-деловой стиль офису, что немаловажно и
для работы компании, и для того, чтобы произвести впечатление
на посетителей. Мужчины тоже вполне способны справиться с
работой секретаря, тем более что многие крупные фирмы, точнее
их боссы, предпочитают брать на эту должность представителей именно сильной половины человечества, даже
переименовав ее на «помощник руководителя».
Плюсы и минусы профессии
Плюсы
профессии:
широкий круг знакомств;
полная и достоверная информация о
делах фирмы;
приобретение навыков общения и
работы со специалистами разных сфер деятельности и занимаемых
должностей;
опыт организаторской
деятельности;
работа стабильна и не предполагает
большой физической нагрузки;
можно совмещать с учебой;
лицо компании. Минусы
профессии:
ненормированный рабочий день
(приходить на работу раньше шефа, а уходить позже);
не всегда есть возможность
реализоваться;
если фирма небольшая, может стать
скучно от недостатка работы;
работодатель может отрицательно
отнестись к тому, что ты делаешь домашнее задание на рабочем
месте;
всегда хорошо выглядеть, вне
зависимости от обстоятельств.
Противопоказания
Работа секретаря-референта не
рекомендуется людям с заболеваниями:
нервно-психическими;
сердечно-сосудистыми;
опорно-двигательного
аппарата;
хроническими инфекционными;
верхних дыхательных путей;
зрительного и слухового
анализаторов;
голосового аппарата.
Перспективы
В карьере секретаря перспектив не так уж
много. Развиваться можно по линиям, соответствующим двум типам
этих работников. Ресепшионист может вырасти до офис-менеджера,
расширяя свои административные функции в офисе. Секретарь-
референт может стать личным помощником руководителя.
Случается, что ассистент руководителя имеет определенные
амбиции и метит на место своего начальника. Как бы там ни
было, не стоит распространяться о своих планах и давать понять
всем, что вы тут надолго не задержитесь. Если вы не можете
смириться с тем, что ваша личность остается в тени, лучше не
браться за секретарскую работу, а поискать себе дело по
душе.
Карьера секретаря обычно не является целью
профессионального роста человека и выполняет роль временного
пристанища в определенной области или компании. Так или иначе,
секретарь должен вникать в нюансы деятельности компании,
поэтому выбирайте области, в которых вам будет интересно.
В результате секретарской работы можно
приобрести полезные связи и навыки, а также знания в области
работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры
специалиста или руководителя, ведь секретарь как никто другой
отлично знает всю внутреннюю кухню своей компании.
А вот это интересно!
В прошлом представителями секретарской
профессии были исключительно мужчины. К примеру, ни в одном из
документов XIX – начала XX веков вы не встретите женской
фамилии. А в числе секретарей архивные материалы называют
довольно известных людей того времени, и все они – мужского
пола… Михаил
Сперанский
Один из самых умных и справедливых
политиков, русский реформатор Михаил Михайлович Сперанский
родился в 1772 году. Будучи сыном сельского священника,
первоначальное воспитание он получил в Суздальской духовной
семинарии. Потом учился в Петербургской главной семинарии,
преобразованной при Павле I в духовную академию. Отлично
окончив курс, он остался преподавать. Рекомендованный в
домашние секретари князю Куракину, Сперанский при его
протекции поступил в канцелярию генерал-прокурора, которым был
назначен этот вельможа, и преобразился в титулярного
советника. Тогда же он принес в русскую канцелярию XVIII века
выправленный ум, способность много работать, отличное умение
говорить и писать. Следующим этапом его секретарской карьеры
была должность статс-секретаря при императоре Александре I,
который по достоинству оценил этого широко эрудированного и
необыкновенно трудолюбивого человека. Именно в тот период
Сперанский создал свой знаменитый план государственных
преобразований, в котором рекомендовал придать
государственному строю формы конституционной монархии. Однако
эту идею дворянство восприняло с недовольством, и реформатор
был отправлен в ссылку, в которой пробыл более 6 лет, а после
вернулся на государственную службу. Гаврила Державин
Известный политический и литературный
деятель Гаврила Романович Державин около двух лет прослужил
личным секретарем Екатерины II. Несмотря на то, что в силу
вспыльчивости характера работа чиновника давалась ему с
трудом, он, тем не менее, отличался особенным рвением, принося
императрице целые кипы бумаг и требуя ее внимания к запутанным
делам. Державин пользовался глубоким уважением современников
еще и потому, что умел быть таким «чиновником», который мог
себе позволить «в душевной простоте беседовать о Боге и истину
царям с улыбкой говорить». Михаил Глинка
Из представителей мира музыки должность
секретаря в свое время занимал Михаил Иванович Глинка –
великий русский композитор. Он родился 1 июня 1804 г. в селе
Новоспасском, что в 100 верстах от Смоленска, в семье
помещика. Уже к 12 годам определилось призвание будущего
композитора, и в 1817 году его отправили в Петербург, где
определили в Благородный пансион при Педагогическом институте.
Музыкой мальчик занимался у лучших столичных педагогов. Однако
профессия музыканта, исключительно интересовавшая молодого
человека, в начале XIX века считалась немыслимой в дворянском
кругу. Поэтому, уступив желанию отца, Михаил Глинка 4 года
прослужил секретарем канцелярии Совета путей сообщения.
Впрочем, рабочие обязанности не мешали преданному искусству
молодому человеку заниматься творчеством. Результатом этого
периода стали более 20 романсов и несколько квартетов. Михаил Газенкампф
В ряду известных людей, прославивших
Военную академию Генерального штаба, имя Михаила
Александровича Газенкампфа обычно не упоминается. Да и в самой
академии о нем известно немногим. Между тем деятельность этого
человека заслуживает того, чтобы о нем знал более широкий круг
людей, ибо его по праву можно считать первым пресс-секретарем
в русской армии. В русско-турецкой кампании 1877-78 годов
Газенкампф вел журнал боевых действий, составлял донесения
царю и заведовал делами печати в армии. О том, как проходила
военная кампания, как повседневно трудились военные
корреспонденты, можно судить по их воспоминаниям. В частности,
корреспондента «Правительственного вестника» (печатный орган
МВД) поручика лейб-гвардии уланского полка Всеволода
Крестовского, а также Григория Градовского, Николая Максимова
и др. Что же касается тонкостей взаимоотношений военного
командования с журналистами, то наиболее полно они отражены в
книге Михаила Газенкампфа «Мой дневник». Александр Поскребышев
Родившийся в 1891 году в семье сапожника,
Александр Николаевич Поскребышев с 1922 года работал в
аппарате ЦК – заведующим Управлением делами ЦК РКП(б),
помощником И. В. Сталина, заместителем заведующего, заведующим
секретным отделом, особым сектором ЦК ВКП(б) и канцелярией
генерального секретаря ЦК ВКП(б). В 40 лет он стал личным
секретарем и доверенным лицом товарища Сталина. Выполнял его
личные задания, готовил документы, к каждому из которых
прикладывал листок с предложением конкретного решения, и в
большинстве случаев Сталин соглашался с его рекомендациями.
Роль Поскребышева в коридорах власти была гораздо важнее
официального статуса в силу особенного расположения к нему
вождя. Он отличался поразительной работоспособностью. Старшая
дочь Поскребышева Галина Александровна Егорова вспоминала: «В
любое время, когда бы Сталин ни вызывал Поскребышева,
лысоватая голова его помощника всегда была наклонена над
ворохом бумаг. Это был человек с компьютерной памятью. У него
можно было получить справку по любому вопросу». В 1953 году
Александр Николаевич Поскребышев был удален от активной
политической жизни и уволен на пенсию. В своей речи на XX
съезде КПСС Н. С. Хрущев назвал его «верным оруженосцем
Сталина». Да так, в общем-то, оно и было. Чингиз Айтматов
Чингиз Торекулович Айтматов в свое время
тоже работал секретарем. Закончив 6 классов, мальчик стал
секретарем аулсовета, решая сложные и жизненно важные вопросы
киргизского села, поскольку это было время Великой
Отечественной войны, когда все взрослые мужчины воевали на
фронтах. Позже, уже будучи известным писателем, Чингиз
Айтматов вновь приобщился к секретарской профессии, только уже
в несколько ином статусе. Он довольно долго работал секретарем
Союза кинематографистов, а также секретарем Союза писателей –
сначала Киргизии, а потом и СССР.
Социальная значимость профессии в обществе: (значение профессии, важность профессии, потребность в профессии, востребованность профессии)Сегодня быть секретарём модно и престижно. Секретарь — это лицо компании, незаменимый помощник руководителя, человек, владеющий различной информацией, от успешной работы которого зависит нормальное функционирование всего офиса. Традиционно, большинство секретарей — женщины, хотя встречаются секретари — мужчины. Спрос на рынке труда на данных специалистов большой, что связано со значительным ростом количества коммерческих структур. Секретари работают на различных предприятиях, как больших, так и малых, у нотариусов и адвокатов, в различных коммерческих структурах.
Массовость и уникальность профессии: (требования к профессии, перспективы)Требования к секретарям сегодня довольно высокие. Они должны знать делопроизводство, уметь работать с оргтехникой, владеть офисными компьютерными программами и высокой скоростью печати, знать принципы делового общения и психологии. Если компания ведёт дела с представителями других стран, то секретарь должен владеть иностранными языками. Некоторые руководители предъявляют такие требования к претендентам: возраст от 20 до 30 лет, приятная внешность. Хороший секретарь должен обладать определёнными личными качествами. Так, доброжелательность, вежливость, корректность и культура общения — важные характеристики характера. Секретарь должен помнить малейшие детали, держать в памяти большое количество информации, так что, организованность, ответственность и отличная память будут нелишними.
Риски профессии: (плюсы и минусы профессии, особенности профессии, трудности профессии)К плюсам профессии можно отнести престижность и стабильность. Секретарь — важное лицо в компании, владеющее информацией. Эта профессия даёт массу возможностей для последующего развития карьеры: приобретаются навыки организаторской деятельности, делового общения, завязывается широкий круг знакомств.
Минусы профессии — ненормированный рабочий день, высокие требования к внешности. Не в каждой компании можно реализовать себя и сделать дальнейшую карьеру.
Где получить профессию: (обучение профессии)Образование секретарь должен иметь среднее специальное, которое можно получить в училищах и техникумах на курсах: «Делопроизводство», «Документоведение и документационное обеспечение управления».
Моя профессия – секретарь!
Я хочу рассказать о своей будущей профессии. Изначально, я вкратце опишу что представляет из себя секретарь.
Секретарь – первый, с кем встречается посетитель, приходя в фирму, учреждение, организацию, предприятие. Он как бы представляет фирму. Через него идет прием посетителей и ведутся телефонные переговоры. Именно поэтому секретарь должен очень хорошо знать свою фирму, ее историю.
Секретарь – это помощник руководителя, лицо фирмы. Ведь первый сотрудник фирмы, с которым имеет дело посетитель, – секретарь, и от того, как секретарь встретит посетителя, какое настроение ему создаст, зависит впечатление и о фирме в целом, и о ее состоятельности.
В настоящее время, профессия секретарь востребована и популярна. Такая вакансия открыта во многих организациях и частных фирмах.
В серьезной фирме работают профессионалы, многие посетители дальше приемной и не бывают – просто нет такой необходимости, секретарь ответит на все вопросы. Они уносят с собой то впечатление, которое произвел сам секретарь. И существует большая вероятность того, что эти посетители своими впечатлениями поделятся с некоторым количеством друзей, коллег и просто знакомых. И если вы произвели плохое впечатление на одного человека, то негативное впечатление о вашей фирме возникнет у нескольких десятков человек.
Сейчас обсуждают
ОНЛАЙН-КОНСУЛЬТАЦИИ
Состав косметики
Парикмахерское искусство
Здоровое питание
Спорт и фитнес
Психология
Ароматерапия
Страхование
Люция Геращенко: «В рекламе, как в отношениях: или по любви, или по расчету!»
Фокус / Персоны
30 августа 2019
30 августа 2019
6 шагов к открытию своего магазина корейской косметики
Фокус / Стиль жизни
27 августа 2019
27 августа 2019
Что должно лежать в косметичке: топ косметических продуктов
Стиль / Макияж
26 августа 2019
26 августа 2019
«Родительский квест». Как собрать ребенка в детский сад?
Фокус / Обучение
12 августа 2019
12 августа 2019
Одевайся красиво с женской одеждой больших размеров ledisharm.com
Гардероб / Одежда
05 августа 2019
05 августа 2019
Изучение английского с нуля по аудио-урокам
Фокус / Обучение
30 июля 2019
30 июля 2019
В Минске появилась известная латвийская косметика Stenders!
Красота / Новинки
25 июля 2019
25 июля 2019
Здравствуй школа: как собрать первоклассника и не разориться?
Фокус / Стиль жизни
25 июля 2019
25 июля 2019
Солнцезащитные средства: какую марку предпочесть?
Тело / Загар
24 июля 2019
30 июля 2018
GKhair — ваша профессиональная помощь в уходе за волосами
Красота / Волосы
23 июля 2019
23 июля 2019
Женские платья: как выбрать и с чем носить
Гардероб / Одежда
16 июля 2019
16 июля 2019
Искать жилье в городах Беларуси на Flatfy – быстро, удобно, легко
Фокус / Стиль жизни
10 июля 2019
10 июля 2019
Все статьи
Реклама на DIVA.BY
Тел.: +375 (29) 675-86-56, Skype: divaby0608
Актуально!
7
Схема роста карьеры Обучение Профессия секретарь-референт Переводчик Психолог Менеджер
8
Секретарь лицо фирмы Секретарь фирмы ежедневно встречается со многими людьми. От того, как протекают эти встречи, во многом зависит настроение людей и будущ и е отношение деловых партнеров. Умение общаться, означает умение разбираться в людях и на этой основе строить свои взаимоотношения с ними. В процессе общения люди воспринимают друг друга, обмениваются информацией и взаимодействуют.
9
Перечень того, что должен уметь секретарь – референт Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово- хозяйственную деятельность предприятия; Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно- справочные обслуживание и хранение документной информации; Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;
10
Спасибо за внимание
11
Оформлять командировочные документы, листы нетрудоспособности, вести табеля учета рабочего времени, выдавать справки о трудовом стаже и зарплате; Вести прием посетителей; Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: оформление приказ по личному составу; Оформлять личные карточки или дела, а также трудовые книжки; Оформлять и вести трудовые контракты (договоры); Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия
12
ПЕРЕВОДЧИК ДОЛЖЕН ЗНАТЬ: Иностранный язык, методику научно- технического перевода, словари, терминологические стандарты; основы научного и литературного редактирования. ПРОФЕССИОНАЛЬНО ВАЖНЫЕ КАЧЕСТВА: Лингвистические способности; Большой объем долговременной памяти; Высокий уровень аналитического мышления; Терпеливость.
13
ПСИХОЛОГ ДОЛЖЕН ЗНАТЬ: Основы законодательства в области здравоохранения, образования, занятости населения, охраны труда, методические нормативные и др. руководящие материалы по практической психологии, основы психодиагностики. ПРОФЕССИОНАЛЬНО ВАЖНЫЕ КАЧЕСТВА: Тактичность; Чувство ответственности; Эмоциональная устойчивость; Аналитический ум; Умение сопереживать; Наблюдательность; Внимательность.
14
МЕНЕДЖЕР ДОЛЖЕН ЗНАТЬ: Трудовое законодательство, положения, уставы, инструкции, технику ведения коммерческих переговоров, организацию производства, кредитование и банковское дело, маркетинг. ПРОФЕССИОНАЛЬНО ВАЖНЫЕ КАЧЕСТВА: Хорошая память; хорошо развитая коммуникативные и организаторские способности; Логическое мышление; Умение быстро принимать решения, четко излагать мысли.
Социальная значимость профессии в обществе: (значение профессии, важность профессии, потребность в профессии, востребованность профессии)Без управления и координирования не может существовать и эффективно работать ни одно предприятие. Чёткая, налаженная работа руководителя, который будет заниматься важными делами, не отвлекаясь на мелкие проблемы — основа стабильного функционирования всей организации. Поэтому, профессия референт является важной и нужной современному обществу. Референт экономит время руководителя, представляя ему краткий обзор или подборку статей, книг, научных работ, составляя доклады, содержащие различные, как литературные, так и научные источники. От референта зависит, какая информация и в каком свете предстанет перед руководителем, что может существенно повлиять на принимаемое им решение.
Массовость и уникальность профессии: (требования к профессии, перспективы)Профессия секретарь-референт — отличная стартовая площадка для многих молодых людей. Узнать изнутри работу офиса, принципы работы с документацией, архивами, ведение протоколов, составление приказов, работа с корреспонденцией, посетителями и телефонными звонками — все это бывает очень полезно для будущей карьеры менеджера. Референту понадобятся навыки работы на компьютере и другой оргтехнике, знание офисных программ, хорошая скорость печати, владение иностранными языками. Немаловажные качества — коммуникабельность, общительность, высокая степень ответственности. Ведь руководитель полностью доверяет профессионализму секретаря-референта. Подвести руководителя — значит поставить пятно на его репутации и самой организации. Требования, предъявляемые руководителями к личности референта довольно обширны. Кроме высокого уровня владения профессией требуется пунктуальность, находчивость, исполнительность, организационные способности, приятная внешность.
Риски профессии: (плюсы и минусы профессии, особенности профессии, трудности профессии)Работа референтом — хорошая жизненная и профессиональная школа для любого выпускника. Уже на самых первых этапах работы выясняется можно ли доверять данному человеку, обладает ли он необходимыми качествами. В процессе работы приобретается не только опыт, но и необходимые и важные знакомства, связи, что в дальнейшем, может положительно сказаться на развитии карьеры.
Из минусов можно отметить то, что референт часто работает допоздна или в выходные дни, порой, ездит в командировки. Эта работа бывает нервной, с частыми стрессами и спешкой, а большая ответственность требует устойчивой нервной системы, особого склада характера, высокого уровня культуры и самообладания.
Где получить профессию: (обучение профессии)Профессию референта отдельно получить в нашей стране затруднительно. Некоторые учебные заведения по подготовке секретарей вводят в курс программу реферирования. Так что, желающие работать по специальности секретарь-референт могут получить её в техникумах, на курсах секретарей, переводческих курсах.
Одним из основных у меня был критерий «работа рядом с домом». И, как показал опыт, согласно такому условию легче всего найти должность секретаря. Потому что профессия секретарь-референт очень распространена и востребована на рынке труда. Кроме того, она занимает одну из стартовых позиций в организации, откуда хорошо зарекомендовавшие себя специалисты часто уходят «на повышение» в другие отделы – например, в бухгалтерию, рекламу или в менеджмент.
И вот, надо было для начала разместить резюме по специальности “секретарь-референт”. Опыт такой работы у меня, честно говоря, отсутствовал. Но имелся навык помощи близким людям в их небольшом бизнесе из серии «и швец, и жнец, и на дуде игрец». Я честно описала эту мою деятельность в резюме, ответов не последовало. И тогда было принято решение просто переписать стандартные обязанности из секретарских вакансий (что я, чай-кофе не налью начальнику и воду в офис из интернет-магазина не смогу заказать, даже если раньше никогда этого не делала?).
Вот эти обязанности:
? распределение входящих звонков;
? встреча посетителей, выдача пропусков;
? отправка и регистрация корреспонденции, ведение документооборота компании;
? взаимодействие с курьерскими службами;
? постановка ежедневных задач штатным курьерам и отслеживание их выполнения;
? чай-кофе руководителю;
? заказ воды и канцтоваров;
? сканирование, копирование документов.
В результате такой небольшой переделки резюме посыпался шквал звонков. Проходя по три собеседования в день и убеждая работодателей, что у меня все-таки есть опыт работы секретарем, я успешно трудоустроилась в небольшую компанию рядом с домом.
Моя работа
на фото Татьяна Иглина на рабочем месте
Рабочее место секретаря референта обычно располагается в приемной, рядом с кабинетом начальника. Наша приемная незаметной перегородкой отделена от большого зала, где сидят все остальные сотрудники. Справа — дверь в директорский кабинет. Мои обязанности начинаются с самого утра. На работе надо быть раньше всех, открыть офис, полить цветы и следить, чтобы приходящие сотрудники записывались в специальном журнале. Одеваться стараюсь красиво. Ведь я, можно сказать, — лицо компании для всех наших посетителей. Строгого дресс-кода у нас нет. Одежда у меня, конечно, деловая, но стильная.
Мне очень нравится эта профессия секретаря-референта. Мои основные обязанности заключаются в том, чтобы готовить для руководителя на подпись многочисленные документы, которые присылают мне на е-майл. Что касается чая-кофе, традиционной обязанности секретарей, то шеф у нас не гордый, сам выходит «к народу» налить себе чашечку кофе и пообщаться с сотрудниками.
Работы очень много. К тому же каждый квартал надо готовить в таможню отчет, и тогда приходится задержаться допоздна. Еще принимаю телефонные звонки. Телефон звонит, не умолкая; в основном — клиенты, поставщики. Клиентов распределяю по менеджерам с помощью специальной мини-АТС, которой пользоваться очень просто – список внутренних номеров сотрудников висит на стене. Поставщики перенаправляются к специальному менеджеру по логистике.
Также я работаю и с курьерами. В мою задачу входит принимать почту (это называется, «входящая корреспонденция») и отправлять письма (исходящие документы) заказчикам и в различные инстанции.
Вся корреспонденция регистрируется в соответствующих папках, и за этим тоже нужно следить.
Наш дружный коллектив
Мы любим интересно не только работать, но и развлекаться. В нашей компании часто организуются корпоративные выезды в рестораны и другие коллективные мероприятия. Например, мы всем офисом катались на воздушном шаре. Отношения в коллективе уважительные, начальник очень корректен. Все, что пишут в анекдотах про секретарш, — на моем рабочем месте я с этим, к счастью, никогда не сталкивалась.
Так что профессия секретарь-референт — это и интересная, и ответственная работа, вполне подходящая для мамы, вышедшей из декрета!
Автор – Татьяна Иглина
Рассказы о других профессиях читайте здесь:
Профессия работник банка. Один день из жизни
Переводчик-синхронист. Один день из жизни синхронного переводчика
Профессия кардиолог. Ответственность за сердце и за жизнь
Должность пресс-секретаря международного кинофестиваля. Один день из жизни
Профессия редактор журнала или обратная сторона глянца
***************************
Если вы хотите найти работу, которая будет нравиться и приносить желаемый доход, тогда пройдите аудио-курс «Как маме найти любимую работу: 5 простых шагов». Чтобы получить бесплатный доступ к курсу введите свое имя и е-майл в форму ниже.
СОДЕРЖАНИЕ:
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………3-4
1. Деловые и личные качества секретаря-референта……………………….5
1. Что должен знать и уметь секретарь-референт…………………….5-7
2. Должностные обязанности…………………………………………7-10
3. Права секретаря-референта………………………………………..10-11
4. Ответственность секретаря-референта……………………………11-12
5. Профессиональные и личные качествапомощника руководителя……………………………………………………….12-15
6. Имидж секретаря референта………………………………………….15
2. Деятельность секретаря-референта………………………………………16
1. Работа с посетителями в приемной……………………………….16-21
2. Ведение деловых бесед……………………………………………21-23
3. Организация переговоров, собраний, деловых встреч руководителя……………………………………………………….23-25
4. Взаимоотношения сруководителем………………………………25-27
5. Взаимоотношения в коллективе…………………………………..27-28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………29-30
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………31
ВВЕДЕНИЕ
Развитие в России новых социально-экономических отношений вызвало стремительный рост различного рода негосударственных предприятий и фирм. Руководитель каждой такой организации имеет секретаря. Секретари работают и у представителей свободных профессий —адвокатов, нотариусов, а также на малых частных предприятиях.
Управленческий персонал негосударственных коммерческих организаций, как правило, весьма невелик. Руководители этих фирм занимаются в основном решением основных производственных вопросов, стратегическими проблемами развития своих предприятий, а значительную часть управленческой (в первую очередь — административной) работы поручают своимсекретарям. Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями. Эта новая разновидность секретарской профессииполучила название секретаря-референта.
Как известно, секретарь и референт — достаточно различные разновидности секретарской профессии. Секретарь руководителя организации — это помощник, который организует деятельность первого руководителя, составляет для него документы, организует совещания, переговоры, командировки, осуществляет телефонное обслуживание. Референт — это специалист не только вобласти секретарского дела, но и в сфере основной деятельности фирмы; он готовит решения, доклады, отчеты, выступления руководителя, аналитические документы; анализирует ситуацию и принимает участие в разработке стратегии и тактики деятельности фирмы.
Слово «секретарь» происходит от латинского слова secret («секрет, тайна»), а слово «референт» означает «человек, сообщающий что-либо».Происхождение названия «секретарь-референт» отчасти объясняет роль и значение секретаря в структуре управления.
Секретарь-референт — это доверенное лицо руководителя, владеющее определенной информацией и освобождающее своего шефа от текущей работы, чтобы дать ему возможность сосредоточиться на решении основных вопросов деятельности предприятия. Благодаря работе секретаря-референта руководитель можетмаксимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.
Сегодня секретаря-референта руководителя не только часто называют «правой рукой» руководителя, но и сравнивают с «центральной нервной системой» фирмы, что лишний раз подчеркивает важность коммуникационной составляющей в бездокументном обслуживании.[7]
Основные цели курсовой работы: 1) ознакомиться с профессиейсекретарь-референт; 2)определить его участие во внешнеэкономической деятельности.
Задача: ознакомившись с профессией секретаря-референта, определить его участие во внешнеэкономической деятельности.
При составлении курсовой работы я пользовалась следующими источниками: учебные пособия секретарскому делу; настольная книга…
1
2
Секретарь-референт офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь). От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.
3
Назначение должности и основные функции:
4
Деловые качества секретаря референта Профессионализм. Ответственность. Организованность Осведомленность. Инициативность. Преданность профессии. Доброжелательность Аккуратность. Трудолюбие.
5
Секретарь-референт должен знать: требования, предъявляемые к документационному обеспечению деятельности холдинга, государственные стандарты РФ и международные стандарты составления и оформления корреспонденции, порядок приема, учета и хранения документов, систематизации и подготовки их к краткосрочному и долгосрочному хранению; правила организации управленческого труда; требования к оформлению машинописных работ; правила русской орфографии и пунктуации; основы делового этикета, служебной этики, психологии общения; правила охраны труда, техники безопасности.
6
Профессиональные навыки: грамотная, вежливая речь; знание делового этикета; знание мини АТС; делопроизводство; пользователь ПК, знание стандартных офисных программ
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
Южно-Уральский Государственный Университет
Международный факультет
Контрольная работа
по курсу «Психофизиология
профессиональной деятельности»
тема:« Профессиография секретаря руководителя»
Выполнил студент Лунева Т.А.
г. Мн – 383
Проверил Лапшин М.С.
Челябинск
2010
План:
Введение 3
1 Содержание труда 4
2 Орудия труда 5
3 Субъект труда 6
4 Организация труда 7
5 Условия труда 8
6 Характеристика требований, предъявляемых профессией к личностным, психологическим, психофизиологическим качествам субъекта труда 9
Введение
Секретарь — лицо, ведущее деловую переписку отдельного лица или какого-нибудь учреждения, а также ведающее делопроизводством.
Толковый словарь Ушакова.
Секретарь — работник, ведающий делопроизводством учреждения, предприятия и т. п., а также ведущий деловую переписку отдельного лица. Также в обязанности секретаря входит прием и учет телефонных звонков, связь между отделами и управлениями организации.
Википедия – свободная энциклопедия.
На любом предприятии, в любой организации нужны секретари. Потребность в высококвалифицированных специалистах растет день ото дня.
Чем больше страна выходит из кризиса, тем больше открывается новых предприятий, увеличивается число фирм и организаций, ведущих разнообразную хозяйственную и коммерческую деятельность. И на каждом таком предприятии или организации во главе коллективов и подразделений работают руководители, которым нужен помощник-секретарь.
Пока люди объединяются для совместной работы, пока во главе этих объединений стоят руководители, будет существовать необходимость в секретарях.
Секретарь руководителя и его деятельность возникли при развитии государств, их взаимоотношений, росте управленческих функций, сопутствующих этому развитию производственных отношений, росту объемов производства и торговли.
Так, функции секретарей при руководителях государств выполняли особо приближенные члены свиты, а в дальнейшем специально подготовленные чиновники (в России, например, дьяки различных приказов, далее действительные, тайные, статские и пр. советники, пресс- и прочие секретари).
Труд секретаря постоянно развивается и требует внедрения новых технологий и приемов для оптимизации выполнения своих функций.
1. Содержание труда
Секретарь руководителя осуществляет работу по организационно-технической поддержке деятельности руководителя предприятия:
· готовит документы и материалы, необходимые для работы руководителя,
· принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия, проверяет правильность их оформления и обеспечивает качественное их редактирование,
· принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям,
· записывает и доводит до сведения руководителя информацию, полученную в его отсутствие,
· организует проведение переговоров, заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,
· осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль,
· обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
· организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Квалифицированный секретарь руководителя должен знать :
· стенографию и машинопись;
· правила ведения делопроизводства;
· основы архивного дела;
· основы административного права и законодательства о труде;
· основы организации труда и управления;
· структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
· правила внутреннего трудового распорядка предприятия.
Могут быть востребованы специальные отраслевые знания.
Для успешного освоения профессии секретаря руководителя необходимо хорошее знание правил русского языка, литературы, осведомленность в вопросах экономики, права и психологии, желательно знание иностранных языков.
Квалифицированный секретарь руководителя должен уметь :
· вести документооборот, деловую корреспонденцию;
· пользоваться компьютером и оргтехникой (принтер, сканер, ксерокс, факс, АТС и др.);
· общаться с руководителем, сотрудниками и посетителями приемной в соответствии с нормами деловой этики;
· эффективно планировать свой рабочий день;
· оперативно выполнять поручения руководителя.
Основным организационно-правовым документом секретаря является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность.
2. Орудия труда
Рабочее место снабжается приемно-переговорными устройствами, средствами коммуникаций с руководителями и с отделами предприятия, современными средствами делопроизводства – компьютерами, многофункциональными электронными устройствами и прочим оборудованием. В приемной так же размещается мебель для посетителей.
Примерный перечень оргтехники и компьютерных средств, применяемых в работе секретаря:
1) средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т. п.);
2) средства составления и изготовления текстовых документов (компьютер, диктофон, принтер, сканер, в запасе – портативная пишущая машинка);
3) средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);
4) средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейф);
5) средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);
6) копировальные средства и аппараты;
7) шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;
8) офисная мебель и оборудование.
3. Субъект труда
Класс данной профессии: исполнительский (алгоритмический). Профессии исполнительского (алгоритмического) класса связаны с выполнением решений, работой по заданному алгоритму, образцу, соблюдением имеющихся правил и нормативов, инструкций, стандартов, стереотипным подходом к решению проблем.
Реализация различных видов профессиональной деятельности сферы «человек-человек» протекает в особых условиях. Специалист, работающий в данной сфере, помимо профессиональных знаний и умений, должен обладать знаниями и умениями по работе с людьми. Доброжелательность, интерес к людям, сочувствие, сопереживание должны сочетаться с высокой эмоциональной устойчивостью, самоконтролем. Работа с людьми часто сопряжена с высоким нервно-психическим напряжением и требует хорошо развитых не только коммуникативных, но и эмоционально-волевых качеств. Секретарь постоянно отслеживает возникающие потребности руководителя при различных ситуациях по управлению. Секретарь работает в более или менее крупных организациях и учреждениях, ведущих прием посетителей и имеющих документооборот. Работа секретаря в различных учреждениях имеет свою специфику. Работа может быть ненормированной и предполагать командировки. Могут быть востребованы специальные отраслевые знания. Работа протекает в очень насыщенной информационно-коммуникативной среде.
Секретарю в его работе нужны способности к обучению и восприятию новых знаний, тщательность и скрупулезность в выполнении своих обязанностей, навыки общения с людьми, способность учитывать психологическое состояние собеседника и его настрой на контакт. У квалифицированного секретаря хорошая память, он способен концентрироваться и распределять внимание. Секретарь постоянно общается с людьми. Для него важно обладать культурной и правильной речью, грамотно писать. Для секретаря важно уважительно относиться к людям. Вежливость, независимость, чувство собственного достоинства, благожелательный настрой – это основа, на которой строится работа секретаря. Именно секретарь является той узловой точкой, через которую проходят все связи и контакты его руководителя. Именно деятельность секретаря во многом определяет имидж и деловую репутацию руководителя как внутри коллектива, так и при внешних контактах.
Секретарь – это помощник руководителя, его правая рука. От секретаря во многом зависит, насколько эффективной будет работа руководителя, насколько он сможет сосредоточиться на стратегических задачах, не отвлекаясь на второстепенные.
4. Организация труда
Секретарь подчиняется непосредственно руководителю.
При организации труда секретаря руководителя очень важен порядок расположения документов:
— входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат.
— текущая обработка: материалы, которые уже отработаны или должны быть скоро закончены.
— исходящие материалы: то, что уходит из секретариата. Эти группы документов должны быть собраны в папки или обложки. Исходящие документы нужно разделить на:
а) собственно исходящую почту, идущую за пределы предприятия;
б) документы, рассылаемые в пределах предприятия;
в) документы, предназначенные для подшивки в дела.
Текущая работу разделена на:
1. срочную — к исполнению сегодня (материалы для телефонных переговоров должны пребывает отдельно).
2. менее срочную. Следует сложить все совместно то, что относится к определенному делу, в одну папку или обложку.
3. назначенный период выполнения работы и приема посетителей. Материалы должны располагаться в шкафу с делами так, чтобы и руководитель, и его помощник, и другие сотрудники могли сразу найти их. Сам список сроков должен быть составлен и положен в отдельную папку.
4. документы постоянного употребления. Это отделение не должно быть слишком обширным. В нем может лежать только то, чем пользуются особенно часто. Время от времени нужно проверять, все ли документы часто бывают нужны в настоящее час. Если этого своевременно не делается, то накапливается достаточное количество документов, среди которых подчас трудно найти необходимый, тратится лишнее час на его поиски.
5. Условия труда
Работает в помещении.
В зависимости от конкретных служебных обязанностей секретаря, его рабочее место может располагаться в приёмной, регистратуре и т.д.
Сидячий образ деятельности.
Работа с персональным компьютером и оргтехникой.
Режим труда определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.
Работа может быть ненормированной и предполагать командировки.
Вид оплаты – оклад + премия + социальный пакет; зарплата примерно равна среднему уровню доходов в промышленности или даже несколько выше.
В таблице 1 приведены соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда секретаря.
Таблица 1 — Основные санитарно-гигиенические нормы труда
Санитарно-гигиенические факторы
Нормативные показатели
Температура воздуха, ° С:
летом
зимой
22-25
18-21
Относительная влажность воздуха, %
40-60
Скорость движения воздуха, м/с, не более
0,2
Освещенность рабочей поверхности, лк:
люминесцентными лампами
лампами накаливания
300
150
Уровень шума, дБ, не более
40-65
Содержание вредных примесей, мг/куб.м пыли
15-20
Коэффициент отражения стен, %, не более
60
6. Характеристика требований, предъявляемых профессией к личностным, психологическим, психофизиологическим качествам субъекта труда.
Доминирующая профессиональная направленность: на работу с людьми и документами.
Необходимые качества:
· острота зрения и слуха;
· развитая мелкая моторика (ловкость и координация движений рук);
· грамотная, четкая, выразительная и понятная устная и письменная речь.
Развитые познавательные процессы:
· концентрация, устойчивость, распределение и переключение внимания;
· оперативная и долговременная память.
· устойчивое внимание
· хорошая зрительная память
Выраженные личностные качества:
· организованность;
· эмоциональная устойчивость;
· коммуникабельность;
· дипломатичность;
· оперативность;
· аккуратность;
· пунктуальность;
· ответственность;
· исполнительность;
· наблюдательность.
Медицинские ограничения:
· нервно-психические заболевания;
· заболевания сердечно-сосудистой системы;
· дефекты зрения и слуха;
· выраженные дефекты речи;
· явные физические недостатки.
Секретарь – одна из самых
распространенных профессий на современном рынке труда. Без
секретаря сегодня не обходится ни одна организация. Секретарь
– это первый помощник руководителя, сотрудник, владеющий
оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел
компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения. За
последние годы профессия секретаря претерпела существенные
изменения. Если еще недавно секретаря принято было считать
«лицом фирмы», то сегодня его уже можно назвать правой рукой
руководителя, регулирующей различные производственные
процессы. Международный профессиональный клуб секретарей дал
следующее определение современному секретарю: «Это
инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми
профессиональными навыками, необходимыми для офиса,
принимающий решения в пределах своей компетенции и при
необходимости берущий управление на себя».
История профессии
Конечно, трудно сказать точно, когда
возникла профессия секретаря. Но наверняка можно утверждать,
что без этих помощников вряд ли могли обходиться уже первые в
истории человечества государственные и политические
деятели.
В России днем рождения секретарской
должности можно считать 27 февраля 1720 года. Нововведение
принадлежало Петру I. Правда, у российских секретарей были
предшественники. В конце XV века в России появились первые
приказы – центральные органы государственной власти, приказное
делопроизводство, а также приказные избы, управлявшие на
местах. В работе этих органов и зародилась работа с
документами, постепенно формировался слой профессиональных
чиновников – знатоков своего дела. Порядок составления
документов в приказах был следующим: по указанию дьяка проект
документа – «черное письмо» составлял подъячий «средней руки»,
дьяк «чернил» его, то есть исправлял, а «молодший» подьячий
«белил», то есть писал начисто.
В наследство от тех времен и приказного
делопроизводства мы получили слово «волокита». Подклеенные в
столбцы длиной до 80 метров документы наматывались на палочки
в свитки. Ленты документов при чтении волочились, отсюда и
родилось понятие, обозначающее слишком долгое решение
вопроса.
Петром I вместо устаревшей системы
приказов были созданы двенадцать коллегий, каждая из которых
ведала своей отраслью или сферой управления и подчинялась
Сенату. Всю работу досконально определял подписанный Петром
Генеральный регламент государственных коллегий. Вот в нем
впервые и заговорили о «секретарском чине». «При таких
учреждениях должность чина секретарского в том состоит, что
ему на всех приходящих письмах и доношениях нумера
подписывать, и на них числа, когда подано приписывать и об
оных без всякого подлога и пристрастия, но по нумерам и числам
доносить». Как видите, Петр, решив бороться с волокитой,
прежде всего предъявил высокие и строгие требования к
секретарям. И это было не случайно. В значительной степени
результат решения того или иного дела зависел от того, как его
доложит секретарь. Человек, занимавший эту должность, обязан
был хорошо знать законы, быть образованным, уметь разбираться
в различных ситуациях, знать свое дело до тонкостей.
В 1840 году появились в России первые
личные секретари руководителей на крупнейших по тем временам
Путиловском и Невском заводах. Вскоре секретари появились и на
многих других предприятиях, что стало признанием их
необходимости в работе предпринимателей. Руководители
предъявляли к секретарям такие требования, что без специальной
подготовки работать становилось все труднее. В 1868 году в
Харькове открылись первые секретарские курсы, тогда как
подобные учебные заведения в США появились в 1879-м, а в
Англии и Франции – в 1900-1907 годах.
Начало XX века было ознаменовано для
секретарей введением многих новшеств, связанных с научно-
техническим прогрессом. В те годы в работе секретариатов
использовались двадцать три модели пишущих машин, восемь
моделей множительных аппаратов, два вида диктофонов и большое
количество разнообразных канцелярских принадлежностей, в том
числе и новинки – перьевые ручки.
Начиная с 1884 года в России издавалось
восемь (!) специализированных журналов, а личные секретари
регулярно повышали свою квалификацию на различных курсах. К
сожалению, программы обучения того времени не сохранились, но
из статей в журналах «Машинопись» и «Стенографический листок»
можно узнать о том, что личные секретари должны были печатать
со скоростью 4 страницы за 60 минут, стенографировать со
скоростью 40-60 слов в минуту, хорошо знать хотя бы один
иностранный язык, работать с разнообразной корреспонденцией на
русском и иностранных языках, владеть приемами общения с
посетителями. Умели секретари и активно защищать свои права –
при их участии в Петербурге был создан профсоюз лиц,
занимающихся конторским трудом на торгово-промышленных
предприятиях города.
А вот секретарей советского времени чаще
всего почему-то принято представлять почти в карикатурном
виде: «барышня-товарищ» в гимнастерке и с папироской в зубах
или глупенькая красивая «кукла», или… На самом же деле
профессия секретаря пережила бурное развитие в начале 20-х
годов. В состав советского государственного аппарата вошла
должность «секретарь», которой придавалось большое значение.
Многие руководители того времени прекрасно понимали, что
именно с секретарями в первую очередь сталкиваются те, кто
обращается в органы власти. Секретари готовят материалы к
совещаниям, напоминают о сроках исполнения решений. Секретари
руководящих работников часто выполняли творческие функции,
были подчас своеобразными консультантами директоров, следили
за качеством подготовки служебных документов, помогали
руководителям в приеме посетителей. В те годы издавались
специализированные журналы: «Стенография и машинопись»,
«Вопросы организации и управления», «Техника управления». Сами
названия журналов говорят о той роли, которая отводилась
секретарям.
Однако расцвет профессии был недолгим. В
1925 году секретарей уравняли с машинистками и рассыльными,
стали считать их «канцелярско-техническими специалистами», а
затем секретарей разделили на две неравноценные в обязанностях
и окладах группы: помощники-референты и секретари-машинистки,
выполнявшие чисто технические функции. Так, к сожалению,
престиж профессии секретаря был надолго утрачен.
Возрождение ее началось в 70-е годы.
Профессия как будто рождалась заново, она требовала
многогранных знаний и профессионализма. Теперь уже нам
пришлось учиться у США, Англии и Франции. Если еще не так
давно уровень подготовки секретарей, например в Москве, по
стандартам Международной ассоциации профессиональных
секретарей не поднимался выше нулевого, то сегодня уже есть
немало секретарей, профессионализм которых соответствует самым
высоким требованиям. У этой профессии большое будущее, и те,
кто любят свою профессию и стремятся к совершенству,
согласятся – лучшие страницы истории профессии секретаря еще
будут написаны.
Как получить профессию?
Многие работают без высшего образования. В небольших
компаниях требования к этой должности не так высоки, что
делает работу секретаря излюбленным способом подработки для
студентов. Однако для работы в серьезной компании специальное
образование необходимо.
Обучиться азам профессии можно на
многочисленных курсах. Курсы секретарей включают изучение
делопроизводства, курсы машинописи, стенографии и скорочтения,
этику делового общения и психологию. К тому же на курсах
обучат таким необходимым вещам как умение обращаться с
оргтехникой и мини-АТС, навыки работы в 1С.
В высших учебных заведениях можно получить
специальность «Документоведение и документационное обеспечение
управления». Однако многие работодатели считают такое
образование недостаточным и хотят видеть на должности
секретаря человека с высшим филологическим или
лингвистическим, а иногда даже психологическим образованием. В
финансовых компаниях на должность секретаря охотнее берут
дипломированных экономистов.
Требования к кандидатам
Образование
Сегодня требования к уровню знаний людей этой профессии
постоянно повышаются, и все чаще работодатели хотят видеть
своих секретарей с высшим образованием. Кроме того, следует
знать компьютер на уровне пользователя и основы
делопроизводства. Несомненным плюсом будет знание иностранного
языка.
Личные качества
Специфика работы секретаря – многочисленные контакты с людьми:
руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными
абонентами. А потому доброжелательность, коммуникабельность и
культура общения (деликатность и тактичность) для секретаря
просто незаменимы. У любого человека после общения с
секретарем должно остаться ощущение, что фирма сделает все
возможное, чтобы разрешить его проблему.
Важным умением для секретаря является способность организовать
свое рабочее место и время. Опоздания совершенно не допустимы
для людей этой профессии. Это касается как времени прихода на
работу, так и своевременности подготовки документов и доклада
их руководителю. Также сюда можно отнести профессионализм,
ответственность, дипломатичность и хорошую память.
Обязанности
Профессиональные
обязанности:
прием посетителей;
ведение делопроизводства (регистрация
входящей и исходящей документации);
обслуживание руководителя (нередко
планирование его рабочего дня);
прием телефонных звонков, поступающих
руководителю;
организация приемов и совещаний, заказ
гостиниц и авиабилетов (для руководителя, а также для всех
остальных сотрудников);
заказ канцтоваров и прочих вещей,
необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда – обеспечение
руководителя продуктами.
Категории профессии
Под сегодняшним термином «секретарь»
подразумеваются секретари различной квалификации: секретарь на
телефоне, технический секретарь, секретарь-референт и
референт.
Секретарь на
телефоне может не иметь высшего образования, не
обязательно ему работать в новейших компьютерных редакторах,
он может обойтись без знания иностранного языка, но
разговаривать по телефону грамотно, интеллигентно,
доброжелательно он обязан, чтобы не отпугнуть клиентов и
партнеров фирмы. Как звучит по телефону его голос – мило и
приятно? А умение правильно ставить ударения и падежи? А
дефекты дикции? Как видите, даже первая ступень секретарского
мастерства не всем может быть доступна.
Технический секретарь начинается со
145 знаков в минуту русской и латинской раскладки слепым
десятипальцевым методом. Естественно, что все печатные работы
выполняются в современных компьютерных редакторах. До
автоматизма должна быть доведена работа с оргтехникой –
ксероксом, факсом, мини-АТС. Входит в обязанности такого
секретаря и телефонное обслуживание.
Секретарь на ресепшн – это
административный работник офиса. Он встречает посетителей,
предлагает им чай/кофе (если это принято в компании), отвечает
за звонки, поступающие на общий телефон организации, работает
с курьерами, распределяет корреспонденцию. Сейчас часть
функций секретаря на телефоне взяли на себя роботы-
автоответчики, которые направляют звонок клиента к
соответствующему специалисту путем выбора в телефонном меню.
Секретарь на ресепшн – это тот человек, который первым
встречает вас, когда вы входите в офис. В некоторых компаниях
на ресепшиониста могут быть возложены еще дополнительные
обязанности в виде обеспечения жизнедеятельности офиса (заказ
воды, канцтоваров), заказ билетов и оформление виз для
сотрудников.
Секретарь-референт и референт – это
высшая квалификация секретаря. Они выполняют обязанности
секретаря на телефоне и технического секретаря на высоком
уровне. Их работа становится ответственней, ибо им
предоставлено право принятия самостоятельных решений.
Расширение функциональных обязанностей секретарей предполагает
обязательное высшее образование и знание иностранного
языка.
Зарплата
Средний заработок секретаря составляет
65 000 тенге. Для многих эта
должность становится первой ступенью построения карьеры.
Претенденты с минимальным стажем работы от полугода, владеющие
ПК на уровне пользователя, знающие основы делопроизводства,
могут претендовать на зарплату от 50 000
тенге или 300 у. е.
Если ваш опыт работы составляет от одного года,
вы владеете как русским, так и казахским языком не только на
разговорном уровне, но и на уровне деловой переписки, то ваш
зарплатный уровень составит 60 000 –
65 000 тенге. Ну а если ко всем
перечисленным требованиям вы еще и владеете английским языком
на хорошем уровне, у вас высшее образование, вы знаете основы
Трудового законодательства, имеете опыт работы в кадровой
службе, хотя бы на начальных позициях, а опыт работы
секретарем у вас от 2-3 лет, то вы можете претендовать на
зарплату до 70 000 тенге, а при
таких же требованиях, но работая в крупной иностранной
компании, – до 90 000 тенге.
Мифы профессии
Миф 1. Секретарю не
требуется большого ума и способностей. То есть им может стать
каждый.
Чтобы работать секретарем, не обязательно иметь высшее
образование, иногда достаточно окончить специализированные
курсы или получить диплом об окончании колледжа, где преподают
делопроизводство. Однако психологи утверждают, что ум человека
– не только всем известный показатель IQ, но и так называемый
эмоциональный интеллект. Этот термин не так давно ввел один
американский ученый, специализирующийся в области психологии.
Под термином подразумевается умение личности тонко чувствовать
и правильно реагировать на поведение окружающих. Другими
словами, таких индивидов можно поэтически назвать знатоками
душ человеческих или мудрецами в науке жизни. Чтобы прекрасно
разбираться в этой науке, вовсе не обязательно иметь кучу
дипломов о высшем образовании, нужно просто уметь наблюдать.
Удается это далеко не каждому, иногда умнейшие и не единожды
дипломированные люди в обыденной жизни и в плане построения
отношений с окружающими оказываются, мягко говоря, не на
высоте. Хороший секретарь имеет очень высокий уровень
эмоционального интеллекта, он прекрасно разбирается в людях,
весьма тактичен и ответственнен. Согласитесь, при всем желании
такого человека неумным назвать нельзя.
Миф 2. Секретарь – это
высокая длинноногая блондинка. Ее основная задача – быть
украшением офиса.
Этот расхожий миф, скорее всего, был
придуман любителями пикантных анекдотов. На самом деле красота
(согласно общепринятым канонам) не важна. Для занятия вакансии
достаточно иметь обыкновенную приятную наружность, поскольку
существуют еще такие понятие как «чувство стиля» и «наличие
вкуса». Хороший секретарь имеет и то, и другое, поэтому он –
образец элегантности, деловое лицо компании и действительно
в некоторой степени служит украшением офиса. Именно стиль одежды секретаря, его поведение, умение грамотно изъяснятся, действовать в соответствии с элементарными правилами этикета формирует первое впечатление о компании, а деловые партнеры уже на подсознательном уровне решают, будут ли они с этой фирмой иметь дело. Руководитель, заботящийся о престиже, никогда не посадит в приемную красивую,но абсолютно непрофессиональную даму, не умеющую организовать
работу шефа и офиса, потому что именно это – одна из главных обязанностей секретаря.
Миф 3. Секретарь – очень
легкая профессия. В его обязанности входит всего лишь варить
кофе, подавать документы на подпись руководителю и отвечать на
телефонные звонки.
Начнем с того, что секретарь – это,
прежде всего, эмоционально выматывающая работа. Даже если дел
у секретаря не так много (хотя такое случается крайне редко,
частенько его нагружают функциями офис-менеджера, кадровика и
т. д), на него возлагается «священная» обязанность «лелеять»
шефа. А у боса может быть, например, плохое настроение, и
первым под «горячую» руку попадает именно секретарь,
принимающий на себя основной удар начальственного гнева. К
тому же хороший секретарь должен улавливать малейшие оттенки
настроения шефа и желательно предотвращать возможную «бурю».
Кто-то не согласится с подобной постановкой вопроса.
Действительно, вряд ли в служебной инструкции вы найдете
соответствующую запись. Но дело в том, что от умения держать
удар зависит, в первую очередь, уровень взаимодействия самого
секретаря с руководителем. Шеф изначально по своему положению
находится выше, поэтому «ключик» к его поведению придется
подбирать именно подчиненному, а не наоборот.
Кроме того, секретарь должен уметь находить общий язык и с коллективом, налаживая со всеми ровные, деловые отношения, ни в коем случае никого не выделяя. Почему? Потому что секретарь – это своего рода связующее звено между директоратом и коллективом, его отношение к кому-либо, приязненное или нет, будет отождествляться с отношением руководства к этому сотруднику. Поэтому секретарю не рекомендуется заводить дружбу или враждовать с кем-либо на работе.
Помимо этой тонкой психологической
работы, отнимающей, кстати, достаточно много эмоциональных
ресурсов, в обязанности секретаря входит планирование рабочего
дня шефа, ведение деловой переписки, ответы на телефонные
звонки, прием гостей, контроль работы приемной или даже всего
офиса. А еще секретарь должен быть всегда корректным,
выдержанным, предельно тактичным. В больших компаниях в
приемной работает по два-три секретаря, поскольку один
сотрудник не может справиться с большим объемом работы просто
физически.
Миф 4. Секретарь –
профессия не престижная. Никакого решающего значения фигура
секретаря в компании не имеет, принятие важных решений от него
не зависит.
Если говорить прямо, то хороший
секретарь, успевший завоевать авторитет у коллектива и по
достоинству оцененный начальством, – это «серый кардинал»,
который незримо, но существенно влияет на работу компании.
Частенько именно он является последней (и утверждающей)
инстанцией, к которой за советом обращается руководитель.
Потому что секретарь порой обо всем и обо всех осведомлен
гораздо лучше, чем шеф и его заместители, и может дать
правильный, выверенный совет. От секретаря, например, зависит,
сможете ли вы вовремя попасть к шефу, насколько быстро будут
подписаны ваши документы и т. д., хотя профессионал никогда не
будет использовать свое служебное положение во вред кому-либо.
Более того, именно секретарь задает тон рабочего дня, ведь
руководству всегда приятно утром увидеть, что кабинет
полностью готов к очередному трудовому дню, а на столе
аккуратными стопочками лежат свежие газеты, все необходимые
сводки, справки, аналитическая информация и т. д.
Миф 5. Секретари лишены
возможности карьерного роста. Эта профессия не предполагает
повышения в должности.
Миф верен отчасти. Действительно,
хорошего секретаря руководитель будет держать возле себя,
образно говоря, на привязи, потому что это и правая рука, и
первый помощник. Шеф постарается деликатно пропускать мимо
ушей все намеки своего секретаря о том, что он уже давно
перерос свою должность и может заниматься чем-то более
значимым, например возглавлять какой-либо отдел компании.
Вопрос в том, кто заменит повышенного секретаря, поскольку его
продвижение по карьерной лестнице может напрямую сказаться на
рабочем комфорте шефа, который уже привык, что его с полуслова
и полувзгляда понимают, стойко переносят любое настроение. И
вообще, шеф точно знает, что на своего секретаря можно
положиться в любых обстоятельствах. Где и когда еще он сможет
найти такого специалиста. Как видим, профессионализм и
преданность могут сыграть с секретарем злую шутку. С другой
стороны именно эти качества могут стать основой для карьерного
продвижения в границах той же компании.
Миф 6. Секретарь – сугубо
женская профессия. Мужчины не занимают подобные
должности.
Действительно, секретарями работают в
основном женщины. Объяснить это можно тем, что в эмоциональном
плане дамы более гибки, им легче подстроиться под настроение и
характер шефа, уладить какие-либо конфликты, где-то промолчать
и т. д. К тому же женщины умеют сделать более комфортным
кабинет и придать уютно-деловой стиль офису, что немаловажно и
для работы компании, и для того, чтобы произвести впечатление
на посетителей. Мужчины тоже вполне способны справиться с
работой секретаря, тем более что многие крупные фирмы, точнее
их боссы, предпочитают брать на эту должность представителей именно сильной половины человечества, даже
переименовав ее на «помощник руководителя».
Плюсы и минусы профессии
Плюсы
профессии:
широкий круг знакомств;
полная и достоверная информация о
делах фирмы;
приобретение навыков общения и
работы со специалистами разных сфер деятельности и занимаемых
должностей;
опыт организаторской
деятельности;
работа стабильна и не предполагает
большой физической нагрузки;
можно совмещать с учебой;
лицо компании.
Минусы
профессии:
ненормированный рабочий день
(приходить на работу раньше шефа, а уходить позже);
не всегда есть возможность
реализоваться;
если фирма небольшая, может стать
скучно от недостатка работы;
работодатель может отрицательно
отнестись к тому, что ты делаешь домашнее задание на рабочем
месте;
всегда хорошо выглядеть, вне
зависимости от обстоятельств.
Противопоказания
Работа секретаря-референта не
рекомендуется людям с заболеваниями:
нервно-психическими;
сердечно-сосудистыми;
опорно-двигательного
аппарата;
хроническими инфекционными;
верхних дыхательных путей;
зрительного и слухового
анализаторов;
голосового аппарата.
Перспективы
В карьере секретаря перспектив не так уж
много. Развиваться можно по линиям, соответствующим двум типам
этих работников. Ресепшионист может вырасти до офис-менеджера,
расширяя свои административные функции в офисе. Секретарь-
референт может стать личным помощником руководителя.
Случается, что ассистент руководителя имеет определенные
амбиции и метит на место своего начальника. Как бы там ни
было, не стоит распространяться о своих планах и давать понять
всем, что вы тут надолго не задержитесь. Если вы не можете
смириться с тем, что ваша личность остается в тени, лучше не
браться за секретарскую работу, а поискать себе дело по
душе.
Карьера секретаря обычно не является целью
профессионального роста человека и выполняет роль временного
пристанища в определенной области или компании. Так или иначе,
секретарь должен вникать в нюансы деятельности компании,
поэтому выбирайте области, в которых вам будет интересно.
В результате секретарской работы можно
приобрести полезные связи и навыки, а также знания в области
работы компании. Это может стать хорошим стартом для карьеры
специалиста или руководителя, ведь секретарь как никто другой
отлично знает всю внутреннюю кухню своей компании.
А вот это интересно!
В прошлом представителями секретарской
профессии были исключительно мужчины. К примеру, ни в одном из
документов XIX – начала XX веков вы не встретите женской
фамилии. А в числе секретарей архивные материалы называют
довольно известных людей того времени, и все они – мужского
пола…
Михаил
Сперанский
Один из самых умных и справедливых
политиков, русский реформатор Михаил Михайлович Сперанский
родился в 1772 году. Будучи сыном сельского священника,
первоначальное воспитание он получил в Суздальской духовной
семинарии. Потом учился в Петербургской главной семинарии,
преобразованной при Павле I в духовную академию. Отлично
окончив курс, он остался преподавать. Рекомендованный в
домашние секретари князю Куракину, Сперанский при его
протекции поступил в канцелярию генерал-прокурора, которым был
назначен этот вельможа, и преобразился в титулярного
советника. Тогда же он принес в русскую канцелярию XVIII века
выправленный ум, способность много работать, отличное умение
говорить и писать. Следующим этапом его секретарской карьеры
была должность статс-секретаря при императоре Александре I,
который по достоинству оценил этого широко эрудированного и
необыкновенно трудолюбивого человека. Именно в тот период
Сперанский создал свой знаменитый план государственных
преобразований, в котором рекомендовал придать
государственному строю формы конституционной монархии. Однако
эту идею дворянство восприняло с недовольством, и реформатор
был отправлен в ссылку, в которой пробыл более 6 лет, а после
вернулся на государственную службу.
Гаврила Державин
Известный политический и литературный
деятель Гаврила Романович Державин около двух лет прослужил
личным секретарем Екатерины II. Несмотря на то, что в силу
вспыльчивости характера работа чиновника давалась ему с
трудом, он, тем не менее, отличался особенным рвением, принося
императрице целые кипы бумаг и требуя ее внимания к запутанным
делам. Державин пользовался глубоким уважением современников
еще и потому, что умел быть таким «чиновником», который мог
себе позволить «в душевной простоте беседовать о Боге и истину
царям с улыбкой говорить».
Михаил Глинка
Из представителей мира музыки должность
секретаря в свое время занимал Михаил Иванович Глинка –
великий русский композитор. Он родился 1 июня 1804 г. в селе
Новоспасском, что в 100 верстах от Смоленска, в семье
помещика. Уже к 12 годам определилось призвание будущего
композитора, и в 1817 году его отправили в Петербург, где
определили в Благородный пансион при Педагогическом институте.
Музыкой мальчик занимался у лучших столичных педагогов. Однако
профессия музыканта, исключительно интересовавшая молодого
человека, в начале XIX века считалась немыслимой в дворянском
кругу. Поэтому, уступив желанию отца, Михаил Глинка 4 года
прослужил секретарем канцелярии Совета путей сообщения.
Впрочем, рабочие обязанности не мешали преданному искусству
молодому человеку заниматься творчеством. Результатом этого
периода стали более 20 романсов и несколько квартетов.
Михаил Газенкампф
В ряду известных людей, прославивших
Военную академию Генерального штаба, имя Михаила
Александровича Газенкампфа обычно не упоминается. Да и в самой
академии о нем известно немногим. Между тем деятельность этого
человека заслуживает того, чтобы о нем знал более широкий круг
людей, ибо его по праву можно считать первым пресс-секретарем
в русской армии. В русско-турецкой кампании 1877-78 годов
Газенкампф вел журнал боевых действий, составлял донесения
царю и заведовал делами печати в армии. О том, как проходила
военная кампания, как повседневно трудились военные
корреспонденты, можно судить по их воспоминаниям. В частности,
корреспондента «Правительственного вестника» (печатный орган
МВД) поручика лейб-гвардии уланского полка Всеволода
Крестовского, а также Григория Градовского, Николая Максимова
и др. Что же касается тонкостей взаимоотношений военного
командования с журналистами, то наиболее полно они отражены в
книге Михаила Газенкампфа «Мой дневник».
Александр Поскребышев
Родившийся в 1891 году в семье сапожника,
Александр Николаевич Поскребышев с 1922 года работал в
аппарате ЦК – заведующим Управлением делами ЦК РКП(б),
помощником И. В. Сталина, заместителем заведующего, заведующим
секретным отделом, особым сектором ЦК ВКП(б) и канцелярией
генерального секретаря ЦК ВКП(б). В 40 лет он стал личным
секретарем и доверенным лицом товарища Сталина. Выполнял его
личные задания, готовил документы, к каждому из которых
прикладывал листок с предложением конкретного решения, и в
большинстве случаев Сталин соглашался с его рекомендациями.
Роль Поскребышева в коридорах власти была гораздо важнее
официального статуса в силу особенного расположения к нему
вождя. Он отличался поразительной работоспособностью. Старшая
дочь Поскребышева Галина Александровна Егорова вспоминала: «В
любое время, когда бы Сталин ни вызывал Поскребышева,
лысоватая голова его помощника всегда была наклонена над
ворохом бумаг. Это был человек с компьютерной памятью. У него
можно было получить справку по любому вопросу». В 1953 году
Александр Николаевич Поскребышев был удален от активной
политической жизни и уволен на пенсию. В своей речи на XX
съезде КПСС Н. С. Хрущев назвал его «верным оруженосцем
Сталина». Да так, в общем-то, оно и было.
Чингиз Айтматов
Чингиз Торекулович Айтматов в свое время
тоже работал секретарем. Закончив 6 классов, мальчик стал
секретарем аулсовета, решая сложные и жизненно важные вопросы
киргизского села, поскольку это было время Великой
Отечественной войны, когда все взрослые мужчины воевали на
фронтах. Позже, уже будучи известным писателем, Чингиз
Айтматов вновь приобщился к секретарской профессии, только уже
в несколько ином статусе. Он довольно долго работал секретарем
Союза кинематографистов, а также секретарем Союза писателей –
сначала Киргизии, а потом и СССР.